업무 자동화 노트 - 실제로 되는 것과 안 되는 것
중소기업 현장에서 자동화가 어디까지 가능한지, 무엇이 비용을 올리는지 기록합니다. 과장하지 않고, 산출 근거를 함께 적습니다.
주문을 받았는데 재고가 없을 때
품절 취소는 판매 하나를 잃는 것으로 끝나지 않습니다. 언제 알아채느냐가 비용을 정합니다.
처음 자동화를 맡기실 때 흔히 하는 세 가지 실수
첫 프로젝트에서 반복되는 패턴이 있습니다. 크게 시작하기, 판단이 많은 업무 고르기, 담당자를 빼놓기. 왜 실패하는지 정리했습니다.
자동화를 맡긴 업체를 바꿔야 할 때
연락이 끊긴 것이 아니라 계획적으로 바꾸는 경우입니다. 무엇을 받아야 옮길 수 있는지, 그리고 지금 미리 확인할 것을 정리했습니다.
매달 세무사무소에 자료 보내는 일이 번거로우시다면
매달 같은 자료를 모아서 보내고, 빠진 것을 다시 찾습니다. 회사 쪽에서 무엇을 자동화할 수 있는지 정리했습니다.
자동화를 도입했는데 예외가 계속 늘어난다면
처음엔 90퍼센트가 자동으로 됐는데 반년 뒤엔 60퍼센트가 됩니다. 예외가 쌓이는 것은 고장이 아니라 신호입니다.
자동화 견적서 세 개를 받았는데 비교가 안 될 때
업체마다 항목 이름도 범위도 달라서 금액만 남습니다. 금액이 아니라 답변으로 비교하는 방법을 정리했습니다.
팔리긴 하는데 실제로 얼마 남는지 모르실 때
채널마다 수수료 구조가 달라 상품별 실질 마진이 안 나옵니다. 무엇을 모아야 계산이 되는지, 어디까지 자동으로 되는지 정리했습니다.
엑셀 파일을 여러 명이 같이 쓰다 꼬였다면
최종_최종2_진짜최종 파일이 생기는 것은 파일 관리 문제가 아니라 구조 문제입니다. 무엇을 옮겨야 하고 무엇은 엑셀에 둬도 되는지 정리했습니다.
업무 규칙이 바뀌면 자동화는 어떻게 되나
수수료율이 바뀌고 세법이 바뀌고 거래처가 양식을 바꿉니다. 그때마다 업체를 부르지 않으려면 도입할 때 무엇을 정해둬야 하는지 정리했습니다.
상대가 보내준 정산서와 우리 기록이 안 맞을 때
월말마다 엑셀 두 시트를 놓고 눈으로 맞추고 계신다면, 문제는 금액이 아니라 건을 붙이는 열쇠입니다. 자동 대사가 어디까지 되는지 정리했습니다.
같은 문서를 매번 처음부터 다시 만들고 계신다면
견적서, 거래명세서, 안내문처럼 형식은 같고 내용만 바뀌는 문서는 자동화 효과가 가장 확실한 구간입니다. 어디까지 되고 어디서 갈리는지 정리했습니다.
자동화를 담당하던 직원이 퇴사하면
자동화는 대개 잘 아는 한 사람에게 몰립니다. 그 사람이 나가면 시스템은 남는데 아무도 손댈 수 없게 됩니다. 미리 정해둘 것을 정리했습니다.
업체가 말한 개발 기간이 적정한지 판단하는 법
기간은 금액보다 판단하기 어렵습니다. 개발 지식 없이도 기간 견적이 현실적인지 확인할 수 있는 네 가지를 정리했습니다.
개발자 없이 외주를 맡기기 전에 정해야 할 12가지
같은 요구사항인데 견적이 세 배로 갈리는 이유는 대개 정하지 않은 것이 많아서입니다. 발주 전에 채워두면 견적이 정확해지는 12가지를 정리했습니다.
담당자가 바뀌는데 기록이 안 남는다면
자료는 다 들어갔는데 통계가 안 나오는 회사에는 공통점이 하나 있습니다. 칸 하나에 최신 값만 남기는 구조입니다.
자동화가 멈춘 걸 언제 알게 되나요
자동화의 진짜 사고는 요란하게 멈추는 것이 아니라 조용히 멈추는 것입니다. 실패를 어떻게 알아차릴지 도입 단계에서 정해야 하는 이유를 정리했습니다.
시스템을 바꿀 때 예전 자료는 어떻게 되나
새 시스템을 잘 만들어도 예전 자료가 반쪽으로 넘어가면 직원들이 옛날 것을 계속 봅니다. 데이터 이관에서 실제로 무엇을 확인해야 하는지 정리했습니다.
자동화를 도입하고 6개월, 실제로 얼마나 아꼈는지 확인하는 법
도입 전에는 시간을 재는데 도입 후에는 아무도 재지 않습니다. 재계약과 다음 투자를 가르는 사후 확인 방법을 정리했습니다.
자동화할 업무가 여러 개일 때 순서를 정하는 법
가장 불편한 것부터 하면 대개 실패합니다. 시간·빈도·위험 세 축으로 순서를 정하는 방법을 정리했습니다.
거래처 주문을 전화·카톡으로 받고 계신다면
주문 화면을 만들어도 거래처는 잘 안 씁니다. 받는 방식을 바꾸는 대신 받은 뒤를 자동화하는 쪽을 정리했습니다.
자동화 견적서에 없으면 나중에 돈이 더 나가는 4가지
금액과 기간만 적힌 견적서는 절반만 적힌 것입니다. 계약 전에 문서로 못 박아야 할 네 가지를 정리했습니다.
법인카드 내역과 영수증이 매달 안 맞는다면
영수증을 더 걷는 것으로는 해결되지 않습니다. 어긋나는 지점 네 곳과 각각의 처리 방법을 정리했습니다.
AI로 만든 시제품을 실제 서비스로 올리기 전에 확인할 것
돌아가는 것과 서비스가 되는 것은 다릅니다. 개발자 없이도 직접 확인할 수 있는 네 가지를 정리했습니다.
엑셀 수식이 복잡해져 만든 사람만 고칠 수 있게 됐다면
계산 규칙을 수식 안에 넣으면 담당자가 못 고칩니다. 규칙을 표로 빼는 방법과 언제 그렇게 해야 하는지 정리했습니다.
우리가 쓰는 프로그램에 자동화를 붙일 수 있는지 미리 아는 법
견적을 받기 전에 직접 확인할 수 있습니다. API, 엑셀 내보내기, 화면만 있는 경우로 갈리고 비용과 안정성이 크게 달라집니다.
문의가 채널마다 흩어져 있어 답변이 늦어진다면
톡톡, 쿠팡, 카톡채널, 메일, 전화로 문의가 나뉘어 들어올 때 무엇이 실제로 늦어지는지와 어디부터 손대야 하는지 정리했습니다.
월 유지보수비에 무엇이 들어 있는지 물어보셔야 합니다
같은 월 20만원이어도 내용이 전혀 다릅니다. 계약 전에 갈라야 할 네 가지를 정리했습니다.
거래처 목록이 파일마다 다를 때 생기는 일
자료 요청은 폐업한 곳에 가고, 신규 거래처는 안내에서 빠집니다. 원인은 목록이 하나가 아니어서입니다.
판매가와 입금액이 다른 이유를 매달 찾고 계신다면
마켓 정산은 판매가에서 여러 항목이 빠지고 들어옵니다. 차이를 항목별로 분해하는 구조로 정리했습니다.
우리 회사 반복업무가 몇 시간인지 재는 법
자동화를 알아보기 전에 지금 얼마나 쓰는지부터 알아야 합니다. 한 주면 재집니다.
발주 공고에 예산을 범위로 쓰면 생기는 일
1,000만에서 2,000만이라고 쓰면 어떤 제안이 오는지, 그리고 범위를 좁히려면 무엇을 먼저 정해야 하는지 정리했습니다.
송장번호를 채널마다 다시 입력하고 계신다면
하루 100건이면 손으로 100번입니다. 자동화가 잘 듣는 구간이지만 먼저 정해야 할 것이 있습니다.
세금계산서에서 빠진 건은 언제 발견되나요
신고 직전에 찾으면 늦습니다. 거래 기록과 발행 내역을 매달 대사하는 구조로 정리했습니다.
자동화를 도입했는데 아무도 안 쓰는 경우
돈은 나갔는데 두 달 뒤 다시 손으로 하고 있습니다. 원인은 대개 기술이 아니라 넘겨받는 방식에 있습니다.
월말 보고서 자동화, 어디까지 되고 비용은 어디서 갈리나
보고서는 세 덩어리로 나뉘고 자동화되는 것은 앞의 둘입니다. 견적이 갈리는 지점을 정리했습니다.
매달 급여대장에서 신고 자료를 손으로 다시 만들고 계신다면
원본은 하나인데 만들어야 할 양식은 여러 개입니다. 이 구간은 규칙이 명확해서 자동화가 잘 듣는 편입니다.
재고 수량을 채널마다 따로 맞추고 계신다면
품절 사고는 재고를 몰라서가 아니라 갱신이 늦어서 납니다. 자동 연동 전에 정해야 할 것을 정리했습니다.
자동화를 맡긴 업체와 연락이 끊기면 우리 시스템은 어떻게 되나
자동화 도입에서 가장 늦게 물어보고 가장 크게 후회하는 질문입니다. 계약 전에 확인할 항목으로 정리했습니다.
스마트스토어 리뷰 답변, 자동 생성이 답이 아닌 이유
리뷰 답변을 AI가 대신 쓰게 하면 티가 납니다. 하루 1시간을 10분으로 줄이는 방법은 따로 있습니다.
카드내역 계정과목 분류, 어디까지 자동으로 붙일 수 있나
적요만 보고 계정과목을 붙이는 작업은 상당 부분이 규칙으로 처리됩니다. 규칙으로 되는 것과 끝까지 사람이 봐야 하는 것을 나눠서 정리했습니다.
카카오톡으로 업무 연락을 하는 회사가 자동 발송을 붙이기 전에 알아야 할 것
"카톡으로 자동 발송되게 해주세요"는 세 가지 중 하나를 말합니다. 셋은 되는 것과 안 되는 것이 완전히 다릅니다.
만들 것인가, 사서 쓸 것인가
구축을 파는 쪽에서 쓰는 글입니다. 기성 도구로 되는 일을 굳이 만드는 것이 가장 비싼 선택입니다. 세 갈래를 가르는 기준 3가지.
반품 한 건에 20분, 시간이 어디서 나가는지 뜯어봤습니다
반품 처리가 오래 걸리는 이유는 판단이 어려워서가 아니라 화면을 여러 개 오가기 때문입니다. 자동화할 수 있는 구간과 사람이 봐야 하는 구간을 나눴습니다.
신고철마다 같은 질문에 200번 답하는 사무소를 위한 정리
문의 응대를 자동화하기 전에, 문의가 생기지 않게 만드는 쪽이 먼저입니다. 세무사무소 신고 기간을 기준으로 정리했습니다.
업무 자동화 업체에 우리 회사 데이터를 맡겨도 될까
거래처 명단과 매출 자료가 밖으로 나가는 일입니다. 계약 전에 확인할 네 가지와, 애초에 데이터를 덜 내보내는 구조를 정리했습니다.
직원이 자동화를 반대하는 3가지 이유, 그리고 그게 대부분 맞는 이유
도입이 무산되는 가장 흔한 지점은 기술이 아니라 담당자입니다. 반대 의견을 뜯어보면 대부분 프로젝트를 살리는 정보입니다.
같은 요구사항인데 견적이 150만원과 1,200만원으로 갈리는 이유
업체마다 금액이 몇 배씩 다른 것은 대개 누가 바가지를 씌워서가 아닙니다. 범위의 끝을 서로 다르게 잡았기 때문입니다. 견적서에서 확인할 네 가지.
쇼핑몰 3곳 주문을 출고 양식 하나로, 매일 40분이 3분이 되는 구간
판매처마다 엑셀 컬럼이 다르고 택배사 양식은 또 다릅니다. 이 변환 작업에서 시간이 실제로 어디서 새는지, 어디는 자동화하면 안 되는지 정리했습니다.
자동화하면 안 되는 업무 3가지
도입이 실패하는 가장 흔한 이유는 도구가 나빠서가 아니라, 자동화하면 안 되는 일을 자동화해서입니다. 진단에서 먼저 제외하는 세 가지 유형.
AI 도입 전에 정리해야 할 업무 3가지
도구 선택은 마지막 순서입니다. 이 3가지가 정리되지 않으면 어떤 도구를 사도 3개월 안에 방치됩니다. 업체를 부르기 전에 내부에서 끝낼 수 있는 준비.
세무사무소 자료수집 안내문, 자동으로 보내는 구조 만들기
기장 거래처 60곳이면 매달 60번의 "자료 보내주세요"가 발생합니다. 이 반복을 초안 생성·승인·발송 구조로 바꾸는 3단계와, 도입 전 확인할 2가지.