개발자 없이 외주를 맡기기 전에 정해야 할 12가지
사내에 개발자가 없는 상태에서 외주를 맡기실 때 가장 어려운 것은 무엇을 요구해야 하는지 모른다는 점입니다.
업체가 물어보는 것에 답하다 보면 어느새 업체가 정한 범위로 흘러갑니다. 그러면 견적이 맞는지 판단할 기준이 없어집니다.
아래 12가지는 저희가 실제 발주 공고들을 읽으면서 모은 것입니다. 잘 쓰인 공고에는 이 항목들이 미리 적혀 있었고, 그런 공고는 견적 편차가 작았습니다.
전부 채우실 필요는 없습니다. 다만 비워둔 항목이 무엇인지는 아셔야 합니다. 비워둔 자리가 나중에 추가 비용이 되는 자리입니다.
1. 이 업무에 지금 월 몇 시간이 드는가
가장 먼저 채우셔야 할 칸인데 가장 자주 비어 있습니다.
숫자가 없으면 얼마를 쓸지 판단할 근거가 없고, 끝나고 나서 효과를 증명할 근거도 없습니다. 정밀하지 않아도 됩니다. "건당 5분, 월 260건" 정도면 충분합니다.
안 정하면: 반년 뒤 "효과 있었나요"에 "편해지긴 했는데요"라고 답하게 됩니다 참고: 반복업무가 몇 시간인지 재는 법 · 도입 후 효과를 확인하는 법
2. 누가 쓰는가. 지금 몇 명이고 몇 명까지 늘어나는가
사용자 수는 기능 목록보다 구조에 더 큰 영향을 줍니다.
5명이 쓰는 것과 100명이 쓰는 것은 화면은 같아도 안이 다릅니다. 여러 명이 동시에 같은 건을 건드릴 때 어떻게 할지, 권한을 어떻게 나눌지가 달라집니다.
안 정하면: 25명 기준으로 만든 시스템이 60명에서 이상하게 동작하기 시작합니다
3. 기존 자료를 옮기는가. 안 옮긴다면 언제 닫는가
옮기기로 하셨다면 무엇이 옮겨지고 무엇이 안 옮겨지는지를 착수 초기에 표로 받으십시오.
옮기지 않기로 하셨다면 옛날 시스템을 언제 닫을지를 같이 정하십시오. 날짜가 없으면 계속 둘 다 쓰게 됩니다.
안 정하면: 새 시스템을 잘 만들어도 직원들이 옛날 것을 같이 봅니다 참고: 시스템을 바꿀 때 예전 자료는 어떻게 되나
4. 값이 바뀔 때 이전 값이 남는가
담당자, 상태, 금액처럼 바뀌는 값을 덮어쓸 것인지 기록으로 쌓을 것인지입니다.
이게 통계를 가릅니다. 덮어쓰면 나중에 어떤 기능을 붙여도 과거는 복구되지 않습니다.
안 정하면: 자료는 다 들어갔는데 통계가 안 나옵니다. 그래서 엑셀로 다시 집계합니다 참고: 담당자가 바뀌는데 기록이 안 남는다면
5. 연동할 외부 시스템과 그 계정 권한은 누가 갖고 있는가
쇼핑몰, 광고 매체, 세무 프로그램, 메신저처럼 밖에 있는 시스템과 붙일 계획이라면 두 가지를 확인하십시오.
- 연동이 실제로 가능한 시스템인지 (공식 연동을 제공하는지)
- 계정 권한을 누가 갖고 있는지 (대행사가 관리 중이면 방식이 달라집니다)
안 정하면: 착수 후에 "이건 연동이 안 됩니다"가 나옵니다. 그때는 이미 견적이 굳어 있습니다 참고: 우리가 쓰는 프로그램에 자동화를 붙일 수 있는지 미리 아는 법
6. 운영 중에 바꿔야 하는 값은 무엇인가
개발자가 없다면 이 항목이 가장 중요합니다.
수수료율, 배송비 기준, 상태 이름, 담당자, 알림 문구처럼 나중에 바뀌는 값을 목록으로 적어보십시오. 그리고 그것들을 관리자 화면에서 직접 바꿀 수 있게 해달라고 요구하십시오.
안 정하면: 값 하나 바꾸는 데 매번 외주 업체에 요청하고 비용을 냅니다
7. 자동화가 멈추면 누가, 언제 아는가
자동화의 사고는 조용합니다. 멈춰도 아무도 안 찾습니다.
실패하면 누구에게 어떻게 알릴지, 그리고 처리 건수를 어디서 볼 수 있는지를 정하십시오.
안 정하면: 3주째 안 돌고 있다는 것을 고객이 먼저 알려줍니다 참고: 자동화가 멈춘 걸 언제 알게 되나요
8. 멈췄을 때 수동으로 처리할 길이 남아 있는가
자동화를 붙이면서 기존 수동 경로를 없애지 마십시오.
안 정하면: 자동화가 멈춘 날 업무가 통째로 멈춥니다
9. 1차에 꼭 필요한 것과 나중에 붙여도 되는 것
예산이 세 배로 갈리는 자리가 여기입니다.
전부 1차에 넣으면 비싸고, 무작정 빼면 반쪽이 됩니다. 저희가 쓰는 기준은 하나입니다.
나중에 붙이면 과거 데이터가 비는 것은 1차에, 나중에 붙여도 과거가 안 비는 것은 2차에.
예를 들어 유입 경로나 담당자 이력은 그 시점에만 기록됩니다. 6개월 뒤에 붙이면 그 6개월은 영영 알 수 없습니다. 반면 알림 발송이나 외부 연동은 나중에 붙여도 과거가 손실되지 않습니다.
안 정하면: 업체마다 다른 범위로 견적을 내서 비교 자체가 안 됩니다 참고: 같은 요구사항인데 견적이 갈리는 이유 · 자동화할 업무가 여러 개일 때 순서를 정하는 법
10. 소스코드와 데이터는 누구 것인가
계약서에 소스코드 소유권과 인도 방법이 적혀 있어야 합니다. "납품합니다"로는 부족합니다. 어디에, 어떤 형태로 넘어오는지가 필요합니다.
데이터도 같습니다. 업체 서버에 있다면 내보내는 방법이 있어야 합니다.
안 정하면: 업체와 연락이 끊겼을 때 시스템을 손댈 수 없습니다 참고: 자동화를 맡긴 업체와 연락이 끊기면
11. 하자보수의 범위와 기간
가장 자주 분쟁이 나는 항목입니다. 「하자」와 「추가 개발」의 경계를 계약 전에 문장으로 정해두십시오.
기준 하나를 제안드립니다. 약속한 대로 동작하지 않으면 하자, 약속에 없던 것을 원하면 추가 개발. 그러려면 「약속한 것」이 문서로 남아 있어야 합니다. 그게 요구사항 정의서입니다.
안 정하면: "이건 하자가 아니라 추가 개발입니다"에서 대화가 멈춥니다 참고: 월 유지보수비에 무엇이 들어 있는지 물어보셔야 합니다
12. 성공 기준을 한 문장으로 쓰면 무엇인가
마지막이자 가장 중요한 항목입니다.
"기능이 전부 켜졌다"는 완료 기준이 아닙니다. 이렇게 쓰셔야 합니다.
- "월말에 엑셀을 만들지 않고 화면에서 바로 뽑는다"
- "직원이 주문을 옮겨 적지 않는다"
- "담당자가 바뀌어도 이전 상담 내용을 볼 수 있다"
이 한 문장이 있으면 검수 기준이 생기고, 범위가 흔들릴 때 돌아올 자리가 생깁니다.
안 정하면: 검수를 무엇으로 할지 정할 수 없어 "일단 써보고 말씀드릴게요"가 됩니다 참고: 자동화를 도입했는데 아무도 안 쓰는 경우
쓰는 법
한 번에 다 채우려 하지 마십시오. 순서가 있습니다.
- 먼저 1·2·12번을 채웁니다. 시간, 사용자, 성공 기준입니다. 이 셋이 없으면 나머지는 의미가 없습니다
- 다음에 9번을 채웁니다. 1차와 2차를 나눕니다. 여기서 예산이 정해집니다
- 나머지는 업체와 대화하면서 채우셔도 됩니다. 다만 비어 있다는 것은 알고 계셔야 합니다
업체를 고르실 때
이 체크리스트를 채우고 나면 업체를 비교하는 방법도 달라집니다. 견적 금액이 아니라 답변의 구체성으로 비교하실 수 있습니다.
- 9번(1차/2차 구분)에 대해 무엇을 왜 빼는지 설명하는가. "전부 가능합니다"는 답이 아닙니다
- 12번(성공 기준)에 대해 자기 의견을 말하는가. 우리 말을 그대로 옮겨 적기만 하면 곤란합니다
- 6번(운영 중 바뀌는 값)을 먼저 물어보는가. 이걸 안 물어보는 업체는 개발자 없는 회사를 다뤄본 적이 없을 가능성이 큽니다
이 12가지를 채우다가 막히는 항목이 있으시면 그 자체가 진단 대상입니다.
저희 무료 진단은 7분 설문으로 귀사 업무를 기준으로 자동화 기회 3가지를 문서로 정리해 드립니다. 비용은 없고, 도입 여부와 무관하게 진단서는 그대로 드립니다.
여기까지 읽으셨다면 지금 이 업무에 월 몇 시간이 들어가는지 계산해 보실 수 있습니다. 가입도 이메일도 필요 없습니다.