AI 도입 전에 정리해야 할 업무 3가지

"AI를 도입하고 싶은데 뭐부터 해야 할지 모르겠다"는 말을 자주 듣습니다. 결론부터 말씀드리면 도구 선택은 마지막 순서입니다. 아래 3가지가 정리되어 있지 않으면 어떤 도구를 사도 3개월 안에 방치됩니다.

1. 누가, 매주, 몇 시간 쓰는 일인지부터 적으세요

자동화의 투자수익은 단순합니다. 반복 빈도 × 건당 시간 × 담당자 인건비. 그런데 대부분의 회사는 이 숫자를 모릅니다.

일주일만 아래 형식으로 기록해 보세요.

주당 3시간 이상 나오는 업무가 1순위 후보입니다. 월 13시간이면 구축비는 통상 2~4개월 안에 회수됩니다.

2. 판단 기준을 문서로 만들 수 있는 일인지 구분하세요

자동화가 되는 일과 안 되는 일의 경계는 기술이 아니라 기준의 유무입니다.

• 잘 되는 일: "이 조건이면 A안내문, 저 조건이면 B안내문" 처럼 담당자가 신입에게 설명할 수 있는 일
• 아직 사람이 해야 하는 일: "느낌상 이 고객은 전화가 낫다" 처럼 설명이 안 되는 판단

매뉴얼이 없다면, 그 매뉴얼을 만드는 것부터가 AI 도입의 실제 첫 단계입니다. 이건 업체가 대신 해줄 수도 있지만, 내부에서 하면 비용이 들지 않습니다.

3. 데이터가 어디에 흩어져 있는지 지도를 그리세요

구축 비용의 절반은 AI가 아니라 데이터 연결에서 나옵니다. 고객 정보는 엑셀에, 주문은 쇼핑몰 관리자에, 문의는 카카오톡에 흩어져 있다면 그 연결이 곧 견적입니다.

도입 전에 최소한 이 두 가지만 정리하세요.

1. 핵심 업무 데이터가 저장된 곳 목록 (엑셀 / 그룹웨어 / 메신저 / 수기 장부)
2. 그중 "복사해서 붙여넣는" 구간

정리

도구보다 순서입니다.

시간 측정 → 기준 있는 일 선별 → 데이터 지도. 이 셋이 있으면 어떤 업체와 상담해도 견적이 절반의 시간에 나오고, 없는 것을 부풀려 파는 곳을 거를 수 있습니다.

세 가지 모두 사무실 안에서 30분이면 시작할 수 있습니다. 업체를 부르기 전에 해두시는 편이 훨씬 유리합니다.