거래처 목록이 파일마다 다를 때 생기는 일

세무사무소에서 자동화 상담을 하면 꼭 나오는 사고가 있습니다.

"폐업한 지 반년 된 거래처에 자료 요청 문자가 나갔어요." "이번에 새로 수임한 곳이 안내 목록에 없었어요."

자동화가 잘못한 것이 아닙니다. 자동화는 받은 목록대로 보냈습니다. 목록이 틀려 있었던 것입니다.

1. 목록은 왜 여러 개가 되나

처음부터 그렇게 만든 사무소는 없습니다. 쓰다 보니 생깁니다.

• 안내문 보낼 때 쓰는 목록 (연락처 중심)
• 기장 프로그램 안의 거래처 (사업자번호 중심)
• 수임료 청구용 목록 (금액 중심)
• 담당자별로 따로 관리하는 엑셀

각각 다른 목적으로 만들어졌고, 같은 거래처가 네 군데에 네 번 들어 있습니다. 폐업 소식을 들은 사람이 자기 파일 하나만 고치면 나머지 셋은 그대로입니다.

2. 자동화를 붙이면 문제가 드러납니다

손으로 할 때는 이 문제가 잘 안 보입니다. 담당자가 보내면서 "어, 여기 폐업했지" 하고 건너뛰기 때문입니다. 사람의 기억이 목록의 오류를 덮어 왔습니다.

자동화는 그 기억이 없습니다. 목록에 있으면 보냅니다. 그래서 자동화 첫 달에 사고가 납니다.

이건 자동화의 결함이 아니라, 원래 있던 오류가 처음으로 밖에 드러난 것입니다. 그리고 이 시점에 목록을 정리하면 그 뒤로는 손으로 할 때보다 정확해집니다.

3. 기준 목록 하나를 정합니다

해결은 목록을 하나로 합치는 것이 아닙니다. 어느 것이 기준인지 정하는 것입니다.

기준을 정했으면 나머지는 기준에서 뽑아 쓰는 것으로 바꿉니다. 안내 목록은 기준에서 "활성 상태"인 곳만 뽑고, 청구 목록은 기준에서 "수임 중"인 곳만 뽑습니다. 직접 고치는 곳은 하나뿐이 됩니다.

4. 목록에 꼭 있어야 하는 열 하나

기준 목록에 "상태" 열이 있어야 합니다. 없는 사무소가 많습니다.

상태 열이 없으면 폐업 거래처를 지우는 수밖에 없습니다. 지우면 과거 신고 기록과의 연결이 끊깁니다. 상태를 바꾸는 것과 지우는 것은 다릅니다.

그리고 "휴업"이 따로 있어야 합니다. 휴업 중인 거래처는 부가세 안내는 받아야 하지만 자료 독촉은 안 받아야 하는 식으로, 일부만 대상입니다. 활성/폐업 둘로만 나누면 이 구간이 잘못 처리됩니다.

5. 자동화는 이 목록을 읽기만 합니다

자동화 도구가 거래처 목록을 고치게 하면 안 됩니다. 읽기만 해야 합니다.

• 폐업 여부 판단은 담당자가 합니다
• 신규 수임 등록도 담당자가 합니다
• 자동화는 "활성인 곳에 보낸다" 만 합니다

목록을 고치는 손이 하나(담당자)여야 어디서 틀렸는지 추적됩니다. 도구가 목록을 건드리기 시작하면, 틀렸을 때 누가 틀렸는지 알 수 없게 됩니다.

도입 전에 정리할 것

1. 지금 거래처 목록이 몇 군데 있는지 - 담당자 개인 파일까지 셉니다. 대개 생각보다 많습니다
2. 어느 것을 기준으로 삼을지 - 대부분 기장 프로그램 쪽이 맞습니다
3. 상태 열이 있는지 - 없으면 이것부터 만듭니다. 활성 / 휴업 / 폐업 / 수임 종료
4. 최근 1년 폐업·종료 거래처 목록 - 이걸 기준 목록에 반영하는 것이 첫 정리 작업입니다

네 가지가 정리되면 자동화 첫 달에 사고가 나지 않습니다. 반대로 안 되어 있으면 첫 달 사고가 자동화 탓이 됩니다.

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