매달 급여대장에서 신고 자료를 손으로 다시 만들고 계신다면

급여를 계산하고 나면 끝이 아닙니다. 같은 숫자를 서로 다른 양식으로 몇 번 더 만들어야 합니다.

원천세 신고용 자료, 4대보험 신고용 자료, 회사 내부 결재용 요약, 그리고 사무소가 쓰는 기장 자료. 원본은 급여대장 하나인데 나가는 양식은 여러 개입니다.

그리고 이 작업은 매달 같은 날 돌아옵니다.

1. 이 작업은 판단이 아니라 대응입니다

앞서 다룬 계정과목 분류와는 성격이 다릅니다. 계정과목은 "이 지출이 어디에 속하나"라는 판단이 섞이지만, 급여대장에서 신고 자료를 만드는 일은 대부분 정해진 대응입니다.

• 급여대장의 "기본급 + 수당" 칸이 → 신고 양식의 특정 칸으로
• 급여대장의 "공제액" 칸이 → 다른 양식의 다른 칸으로

이 대응 관계가 한 번 확정되면 매달 같습니다. 사람이 매달 다시 판단할 이유가 없습니다.

그래서 자동화가 잘 듣는 구간입니다. 규칙이 명확한 일이 자동화하기 좋은 일이고, 이건 그 조건에 정확히 맞습니다.

2. 시간은 변환이 아니라 검산에서 나갑니다

양식을 채우는 것 자체는 오래 걸리지 않습니다. 오래 걸리는 것은 이겁니다.

• 합계가 급여대장과 맞는지 다시 더해보기
• 인원수가 맞는지 세어보기
• 지난달과 크게 달라진 사람이 없는지 훑어보기
• 안 맞으면 어디서 틀렸는지 거꾸로 찾기

마지막 줄이 제일 큽니다. 숫자 하나가 안 맞으면 그걸 찾는 데 앞의 작업 전체보다 오래 걸립니다.

자동화의 실제 효과는 여기서 납니다. 대응 규칙이 고정되면 합계는 항상 맞고, 안 맞으면 어느 줄에서 어긋났는지를 시스템이 짚어줍니다. 사람이 거꾸로 뒤질 일이 없어집니다.

3. 변동이 있는 사람만 따로 세웁니다

매달 100명 중 실제로 확인이 필요한 사람은 몇 명 되지 않습니다. 입사·퇴사·휴직·급여 변경이 있는 사람들입니다.

100명을 다 훑으라고 하면 아무도 끝까지 안 봅니다. 7명으로 줄면 그 7명은 제대로 봅니다. 자동화의 목적은 검토를 없애는 것이 아니라 검토가 실제로 일어나게 만드는 것입니다.

4. 자동으로 넘기면 안 되는 것

• 신고 자체를 자동 제출하는 것 - 되돌리기가 어렵고 정정에 비용이 붙습니다. 자료 생성까지만 자동으로 하고 제출은 사람이 합니다
• 세액 계산 규칙을 시스템에 박아두는 것 - 규정이 바뀌면 코드를 고쳐야 합니다. 세액은 기존에 쓰시던 프로그램의 결과를 가져오는 편이 안전합니다
• 인적 정보 변경 반영 - 부양가족, 감면 대상 여부 같은 것은 근거 서류가 있어야 합니다

도입 전에 정리할 것

1. 최근 2~3개월치 급여대장 원본과 그것으로 만든 결과물 - 대응 관계가 여기서 전부 나옵니다. 말로 설명하는 것보다 실물 두 개를 나란히 두는 편이 빠릅니다
2. 변동자가 있었던 달 - 입퇴사·휴직이 낀 달을 하나 포함해 주시면 예외 처리를 처음부터 설계할 수 있습니다
3. 양식이 바뀐 적이 있는지 - 바뀐 이력이 있으면 대응표를 담당자가 고칠 수 있게 만드는 것이 필수입니다

세 가지가 있으면 첫 미팅에서 대응 항목이 몇 개이고 얼마나 걸리는지를 숫자로 말씀드릴 수 있습니다.