카드내역 계정과목 분류, 어디까지 자동으로 붙일 수 있나

기장 거래처의 카드내역과 통장내역을 받아 계정과목을 붙이는 작업은 매달 돌아옵니다. 거래처 한 곳에 200줄이면 30곳이면 6,000줄입니다.

그런데 이 6,000줄을 열어보면 같은 상호가 계속 반복됩니다. 스타벅스, 지에스25, 쿠팡, 통신사, 임대료 이체가 매달 같은 자리에 있습니다.

1. AI보다 사전이 먼저입니다

"AI로 적요를 읽어서 계정과목을 붙여달라"는 요청이 자주 옵니다. 순서가 반대입니다.

같은 상호는 항상 같은 계정과목으로 갑니다. 지난달에 스타벅스를 복리후생비로 처리했으면 이번 달도 복리후생비입니다. 이건 판단이 아니라 조회입니다. 조회를 AI에게 시키면 느리고, 비싸고, 가끔 다르게 답합니다.

세무 업무에서 같은 입력에 다른 결과가 나오는 것은 그 자체로 문제입니다. 지난달과 이번달 분류가 달라지면 비교가 안 되고, 그걸 다시 찾아 맞추는 일이 생깁니다.

2. 사전은 쓰면서 저절로 채워집니다

처음부터 사전을 완성해두려고 하면 시작을 못 합니다. 반대로 만들어야 합니다.

핵심은 담당자에게 새로운 일을 시키지 않는 것입니다. "사전을 관리해주세요"라고 하면 아무도 안 합니다. 미분류 건을 평소처럼 분류하면 그게 곧 사전 등록이 되어야 합니다.

이 구조에서는 달이 갈수록 미분류가 줄어듭니다. 신규 거래처가 들어오거나 거래처가 새 업체를 쓰기 시작할 때만 다시 늘어납니다.

3. 끝까지 자동으로 붙이면 안 되는 것

상호명만으로 결정되지 않는 계정과목이 있습니다. 여기를 자동화하면 사고가 납니다.

• 같은 식당이 접대비일 수도, 복리후생비일 수도 있습니다. 누구와 갔는지에 따라 갈립니다. 내역서에 그 정보가 없습니다
• 부가세 공제 여부는 상호가 아니라 거래 성격과 증빙으로 결정됩니다
• 자산인지 비용인지 금액과 사용 기간을 봐야 하는 건이 있습니다
• 대표자 개인 사용분 판정은 상호로 알 수 없습니다

이 네 가지는 규칙으로도, AI로도 붙이면 안 됩니다. "이 건은 확인이 필요합니다"로 남기는 것이 맞습니다. 자동으로 그럴듯한 답을 붙여두면 담당자가 검토를 건너뛰게 되고, 그게 가장 위험합니다.

4. 그래서 얼마나 줄어드나

정직하게 말씀드리면 거래처 구성에 따라 크게 다릅니다.

반복 상호가 많은 업종(음식점, 소매, 서비스업)은 두세 달이면 대부분이 사전으로 처리됩니다. 반대로 매달 거래처가 바뀌는 업종(건설 하도급, 도매 중개)은 미분류가 계속 남습니다.

그래서 한 달치 실제 내역을 먼저 넣어보고 미분류 비율을 재는 것이 순서입니다. 그 숫자를 보기 전에 "80% 자동화됩니다"라고 말하는 곳이 있다면, 그 숫자의 근거를 물어보셔야 합니다.

도입 전에 정리할 것

1. 최근 1개월 카드·통장 내역 원본 - 거래처 2~3곳이면 충분합니다. 미분류 비율을 재는 데 씁니다
2. 현재 쓰는 계정과목 목록 - 사무소마다 세분화 정도가 다릅니다. 이게 사전의 오른쪽 칸이 됩니다
3. 자동으로 붙이면 안 되는 계정과목 - 위 3번 같은 항목이 사무소마다 더 있습니다. 이걸 먼저 정해두면 범위가 명확해집니다

세 가지가 있으면 첫 미팅에서 "이 사무소는 몇 퍼센트가 줄어든다"를 숫자로 말할 수 있습니다.