월말 보고서 자동화, 어디까지 가능하고 비용은 얼마인가

월말이 되면 같은 일이 반복됩니다.

• 시스템 몇 곳에서 엑셀을 내린다
• 지점·품목·담당자 기준으로 다시 묶는다
• 전월과 비교해 눈에 띄는 숫자를 찾는다
• 표를 다듬고, 코멘트를 쓰고, 메일로 보낸다

보통 이틀입니다. 그리고 이 이틀은 매달 똑같이 돌아옵니다.

"이거 자동화되나요"는 당연한 질문입니다. 답은 "네 구간 중 셋은 됩니다" 입니다.

네 구간으로 쪼개보면

이틀 중 하루 반이 1~3번입니다. 그리고 1~3번은 판단이 들어가지 않습니다. 정해진 순서를 반복하는 일입니다.

4번이 안 되는 이유는 기술이 부족해서가 아닙니다. "지점 매출이 12% 빠졌다"까지는 기계가 쓸 수 있지만, "그 지점 옆에 경쟁점이 들어왔다"는 그 회사 사람만 알기 때문입니다.

2번이 실제 승부처입니다

대부분의 월말 보고서 자동화는 1번(수집)에서 막히지 않습니다. 2번(정리)에서 막힙니다.

이유는 하나입니다. 규칙이 사람 머릿속에만 있기 때문입니다.

• "A지점 숫자는 본사 몫을 빼고 넣는다"
• "반품은 발생월이 아니라 원주문월로 잡는다"
• "이 거래처는 두 코드를 쓰는데 하나로 합쳐 본다"

이런 것이 보통 열 개에서 서른 개 있습니다. 문서에는 없고, 담당자는 매달 자연스럽게 처리합니다.

자동화를 맡기실 때 이 규칙을 적어내는 일이 가장 오래 걸리고, 사실 가장 중요합니다. 여기서 두 가지가 갈립니다.

비용은 무엇으로 갈리는가

금액을 가르는 것은 보고서의 예쁜 정도가 아니라 원본이 몇 군데에 흩어져 있는지입니다.

같은 「월말 보고서」인데 세 배 넘게 벌어집니다. 원본이 한 군데 늘어날 때마다 수집·검증·예외 처리가 같이 늘기 때문입니다.

그리고 비용보다 먼저 보셔야 할 숫자가 있습니다.

지금 월말에 들어가는 시간 × 12개월 × 그 사람의 시간 단가

이틀이면 한 해 24일입니다. 이 숫자를 먼저 계산해보시면, 견적이 비싼지 싼지가 금액만 볼 때보다 훨씬 분명해집니다.

시작은 한 장부터

전체를 한 번에 자동화하지 않으셔도 됩니다. 순서는 이쪽이 안전합니다.

1. 지금 쓰는 보고서 양식을 그대로 가져온다. 새 양식을 만들지 않는다
2. 그중 숫자 칸만 자동으로 채운다. 코멘트 칸은 비워 둔다
3. 한 달 돌려보고 엑셀로 만든 것과 숫자를 맞춰본다
4. 맞으면 범위를 넓힌다

3번을 건너뛰면 첫 달에 반드시 틀어집니다. 그리고 한 번 "숫자가 안 맞는다"가 되면 그 보고서는 아무도 안 봅니다. 그게 가장 비싼 실패입니다.

마지막으로

월말 보고서는 자동화 대상 중에서 효과가 가장 눈에 잘 보이는 쪽입니다. 매달 반복되고, 시간이 명확하게 측정되고, 규칙이 이미 있기 때문입니다.

다만 그 규칙이 적혀 있어야 합니다. 적혀 있지 않다면 자동화보다 먼저 할 일은 기준 정의서 한 장을 쓰는 것입니다. 그건 외주 없이 하루면 됩니다.

여기까지 읽으셨다면 지금 이 업무에 월 몇 시간이 들어가는지 계산해 보실 수 있습니다. 가입도 이메일도 필요 없습니다.