거래처 주문을 전화·카톡으로 받고 계신다면
B2B로 납품하는 회사는 주문이 이렇게 들어옵니다.
전화로 하나, 카카오톡으로 둘, 팩스로 하나, 그리고 담당자 문자로 하나. 같은 거래처가 매번 다른 경로로 보내기도 합니다.
받는 것 자체는 어렵지 않습니다. 문제는 그다음입니다. 받은 것을 엑셀에 옮겨 적고, 재고를 확인하고, 출고 목록을 만들고, 다시 회신합니다.
가장 흔한 오답 - "거래처용 주문 화면을 만들자"
이 문제를 상담하면 대부분 여기로 갑니다. 거래처가 직접 들어와서 주문을 넣는 화면을 만들자는 것입니다.
만들면 됩니다. 그런데 거래처가 안 씁니다.
이유는 단순합니다. 거래처 입장에서는 전화가 더 빠릅니다. 아이디를 기억해야 하고, 비밀번호를 찾아야 하고, 품목을 검색해야 합니다. 그냥 "어제 그거 열 박스요"라고 말하는 것이 1초입니다.
특히 오래 거래한 곳일수록 안 씁니다. 신규 거래처는 쓰고 기존 거래처는 전화를 계속합니다. 그러면 두 경로를 다 관리하게 되고 일이 늘어납니다.
받는 방식 대신 받은 뒤를 자동화합니다
거래처가 편한 방식을 그대로 두고, 우리 쪽 처리를 바꿉니다.
1단계 - 한 곳에 모읍니다
카카오톡, 문자, 메일로 온 주문을 하나의 목록으로 만듭니다. 전화는 담당자가 한 줄로 적습니다.
중요한 것은 원문을 남기는 것입니다. "3박스"라고 적힌 카톡 원문이 그대로 남아 있어야 나중에 분쟁이 생겼을 때 근거가 됩니다. 옮겨 적은 숫자만 남기면 그게 없어집니다.
2단계 - 옮겨 적기를 없앱니다
여기가 시간이 가장 많이 나가는 곳입니다.
카카오톡이나 문자로 온 주문 문장을 품목·수량으로 분해하는 것은 지금 상당 부분 자동으로 됩니다. "A제품 3박스, B제품 2개요"를 표로 바꾸는 일입니다.
다만 그대로 믿으면 안 됩니다. 담당자가 확인하고 넘기는 구조여야 합니다. 자동으로 분해한 결과를 옆에 원문과 나란히 놓고 보여주면 확인이 몇 초로 끝납니다.
3단계 - 거래처별 단가를 자동으로 붙입니다
B2B의 특징입니다. 같은 제품인데 거래처마다 단가가 다릅니다. 이것을 사람이 매번 찾아보고 있으면 실수가 납니다.
거래처·품목별 단가표를 두고 자동으로 붙입니다. 단가표는 담당자가 직접 고칠 수 있는 표여야 합니다. 단가는 계속 바뀝니다.
4단계 - 출고 목록과 회신을 한 번에 만듭니다
확정된 주문에서 출고 양식과 거래처 회신 문구를 동시에 만듭니다. 지금은 같은 내용을 두 번 쓰고 계실 겁니다.
자동화되지 않는 것
정직하게 말씀드립니다.
| 구간 | 자동화 | 비고 |
|---|---|---|
| 카톡·문자·메일 주문 수집 | 대부분 가능 | 채널별 연동 가능 여부가 갈립니다 |
| 전화 주문 | 불가능 | 담당자가 적는 것이 여전히 빠릅니다 |
| 주문 문장 → 품목·수량 분해 | 대부분 가능 | 확인은 사람이 합니다 |
| 거래처별 단가 적용 | 가능 | 단가표만 있으면 |
| 재고 확인 | 재고 데이터가 있으면 가능 | 없으면 여기부터 만들어야 합니다 |
| 출고 목록·회신 생성 | 가능 | |
| "이거 재고 없으면 대체품으로" | 불가능 | 판단입니다 |
전화는 없어지지 않습니다. 목표는 전화를 없애는 것이 아니라, 전화로 받은 뒤에 드는 20분을 3분으로 줄이는 것입니다.
먼저 재보실 것
일주일치만 세어보시면 어디부터 손댈지가 정해집니다.
- 주문이 들어온 경로별 건수 (전화 / 카톡 / 문자 / 메일 / 팩스)
- 주문 한 건당 접수부터 출고 목록 확정까지 걸린 시간
- 잘못 나간 건수와 그 원인 (수량 오기입 / 단가 착오 / 품목 혼동)
3번이 가장 중요합니다. 시간보다 오류가 비쌉니다. 잘못 나간 한 건을 되돌리는 데 드는 시간이 주문 열 건 처리하는 시간보다 깁니다.
그리고 전화 비중이 절반을 넘으면 주문 화면을 만드는 것은 뒤로 미루십시오. 받은 뒤를 먼저 고치는 것이 순서입니다.
여기까지 읽으셨다면 지금 이 업무에 월 몇 시간이 들어가는지 계산해 보실 수 있습니다. 가입도 이메일도 필요 없습니다.