창고 재고와 장부 수량이 안 맞을 때

재고 실사를 했습니다. 그런데 장부와 안 맞습니다.

• 어떤 품목은 장부보다 많고, 어떤 품목은 적습니다
• 작년에도 안 맞았고, 올해도 안 맞습니다
• 담당자는 "원래 좀 차이 나요" 라고 합니다

그리고 매년 차이분을 손실로 잡고 넘어갑니다. 그게 관행이 되면 재고 숫자를 아무도 믿지 않게 됩니다.

안 맞는 지점은 보통 네 군데입니다

2번이 가장 많습니다 - 그리고 가장 헷갈립니다

같은 주문 하나를 두고 이렇게 갈립니다.

세 부서가 서로 다른 날을 쓰고 있고, 셋 다 틀리지 않았습니다. 각자 보는 목적이 다르기 때문입니다.

그런데 재고 수량은 하나의 숫자여야 합니다. 그래서 먼저 정할 것이 있습니다.

재고에서 빠지는 시점을 하나로 정한다.

보통 「출고 완료 처리한 시점」이 가장 안전합니다. 창고에서 물건이 실제로 나간 것을 확인한 시점이고, 사람이 확인하는 단계가 하나 들어가기 때문입니다.

그리고 나머지 두 부서는 그 숫자를 「재고」로 쓰고, 자기 목적에는 별도 날짜 칼럼을 씁니다. 같은 테이블에 날짜가 세 개 있는 것은 괜찮습니다. 재고 수량이 세 개인 것이 문제입니다.

자동화가 할 수 있는 것과 못 하는 것

마지막 줄이 중요합니다. 기록되지 않은 일은 자동화도 모릅니다. 창고에서 누가 샘플 두 개를 가져갔고 아무도 적지 않았다면, 어떤 시스템도 그 두 개를 찾아내지 못합니다.

그래서 자동화의 실제 효과는 「차이를 없애는 것」이 아니라 「차이가 생긴 지점을 좁히는 것」입니다.

먼저 하실 일 - 한 달치만 역산

전체를 손대기 전에 한 품목, 한 달만 해보시면 원인이 거의 드러납니다.

1. 월초 재고 수량을 적는다
2. 그 달의 입고 · 출고 · 반품 · 폐기를 전부 더하고 뺀다
3. 월말 장부 수량과 비교한다
4. 실제 재고를 세어 본다

3번과 4번이 다르면 기록되지 않은 변동이 있는 것이고, 2번과 3번이 다르면 계산·입력 규칙이 어긋난 것입니다. 이 두 가지는 처방이 완전히 다릅니다.

👉 회전이 빠르고 금액이 큰 품목 하나로 시작하시면 됩니다. 차이가 가장 크게 보이는 쪽이라 원인도 빨리 드러납니다.

마지막으로

재고가 안 맞는 것은 창고 담당자의 성실성 문제가 아닌 경우가 대부분입니다. 입력 규칙이 없으면 성실한 사람 여러 명이 각자 성실하게 다르게 입력합니다.

먼저 정할 것은 시스템이 아니라 두 줄입니다 - 재고가 늘어나는 시점과 줄어드는 시점. 이 두 줄이 정해지면 자동화는 그걸 실행하는 일이 되고, 정해지지 않으면 자동화는 어긋난 숫자를 더 빠르게 만들어 냅니다.

여기까지 읽으셨다면 지금 이 업무에 월 몇 시간이 들어가는지 계산해 보실 수 있습니다. 가입도 이메일도 필요 없습니다.