자동화할 업무가 여러 개일 때 순서를 정하는 법

자동화를 검토하기 시작하면 후보가 금방 열 개를 넘습니다.

세금계산서 대사, 거래처 독촉, 재고 맞추기, 월말 보고서, 문의 응대, 급여 자료 변환. 전부 불편하고 전부 시간이 듭니다.

그래서 대부분 가장 불편한 것부터 시작합니다. 그게 대개 실패합니다.

왜 가장 불편한 것부터 하면 실패하는가

불편한 업무는 대개 판단이 많이 들어가는 업무이기 때문입니다.

• 반품 응대가 불편한 이유는 오래 걸려서가 아니라 고객이 화가 나 있어서입니다
• 재고 맞추기가 불편한 이유는 어느 숫자가 맞는지 매번 사람이 정해야 해서입니다

판단이 많은 업무는 자동화 비율이 낮습니다. 큰돈을 들이고 체감이 안 나옵니다. 그러면 "자동화는 우리랑 안 맞는다"는 결론이 남고, 그다음이 없어집니다.

첫 건은 효과가 눈에 보여야 합니다. 그래야 두 번째가 있습니다.

세 축으로 봅니다

축 1 - 건당 시간 × 빈도

제일 먼저 봅니다. 하루 10분짜리가 한 달 3시간짜리보다 큽니다.

세 번째가 압도적인데 아무도 불편하다고 말하지 않습니다. 5분짜리라서 그렇습니다.

축 2 - 판단이 몇 번 들어가는가

같은 업무라도 "규칙대로 하면 되는 구간"과 "사람이 정해야 하는 구간"이 섞여 있습니다.

자동화 비율은 이 비중이 정합니다. 판단이 적을수록 먼저 합니다.

• 데이터를 옮기고 양식을 바꾸는 일 → 거의 다 됩니다
• 어긋난 것을 찾아 표시하는 일 → 됩니다
• 어긋난 것을 어떻게 처리할지 정하는 일 → 안 됩니다

축 3 - 틀렸을 때 얼마나 위험한가

첫 건으로는 위험이 낮은 것을 고릅니다.

첫 건에서 사고가 나면 회사 안에서 자동화 이야기가 끝납니다. 기술 문제가 아니라 신뢰 문제입니다.

순서를 정하는 실제 방법

후보를 늘어놓고 세 칸만 채웁니다.

「월 시간이 크고 · 판단이 적고 · 위험이 낮은 것」이 1번입니다. 위 표에서는 주문 옮겨 적기와 거래처 독촉이 후보이고, 반품 응대는 나중입니다.

두 번째부터는 기준이 바뀝니다

첫 건이 돌아가기 시작하면 다음 기준은 「앞 건과 데이터를 공유하는가」입니다.

주문 처리를 자동화했다면, 그 데이터로 출고 목록·매출 집계·재고 차감이 이어집니다. 같은 데이터를 쓰기 때문에 두 번째가 첫 번째보다 훨씬 쌉니다.

반대로 전혀 다른 영역으로 건너뛰면 처음부터 다시 만드는 것과 같습니다.

정리

1. 가장 불편한 것이 아니라 「건당 시간 × 빈도」가 큰 것부터 봅니다
2. 그중 판단이 적고 위험이 낮은 것을 첫 건으로 합니다
3. 두 번째부터는 첫 건과 데이터를 공유하는 것을 고릅니다

후보가 열 개라도 이 세 줄이면 순서가 나옵니다. 그리고 대부분의 경우, 1번으로 뽑히는 업무는 아무도 불편하다고 말하지 않던 짧고 잦은 일입니다.

여기까지 읽으셨다면 지금 이 업무에 월 몇 시간이 들어가는지 계산해 보실 수 있습니다. 가입도 이메일도 필요 없습니다.