법인카드 내역과 영수증이 매달 안 맞는다면

월말마다 같은 일이 반복됩니다.

카드사에서 내려받은 내역은 87건인데 걷힌 영수증은 71건입니다. 16건이 비었습니다. 누구 것인지 찾아 물어보고, 재발행받고, 안 되면 지출결의서로 대체합니다.

이 작업이 매달 반나절씩 갑니다. 그런데 다음 달에 또 똑같이 16건이 빕니다.

왜 매달 같은 수가 비는가

영수증을 더 걷어서 해결하려 하기 때문입니다.

문제는 영수증을 걷는 시점입니다. 대부분 월말에 한꺼번에 요청합니다. 그런데 사람은 3주 전에 쓴 카드 내역을 기억하지 못합니다. 종이 영수증은 이미 버렸고, 문자로 온 전표는 스크롤을 한참 올려야 나옵니다.

긁은 그날 처리하면 1분이고, 3주 뒤에 처리하면 10분입니다. 그리고 3주 뒤에는 아예 못 찾는 건이 생깁니다.

1. 영수증만 없는 건 - 가장 많고 가장 단순합니다

전체 누락의 대부분이 여기입니다. 카드는 긁었고 영수증만 안 낸 경우입니다.

해결은 요청 시점을 옮기는 것입니다.

카드 승인 문자가 오는 즉시, 또는 그날 저녁에 "오늘 쓰신 건 영수증 올려주세요" 를 자동으로 보냅니다. 카드 내역은 대부분 일 단위로 내려받을 수 있으므로, 전날 내역과 그날 올라온 영수증을 맞춰 안 올라온 건만 골라 담당자에게 보내는 것이 가능합니다.

월말에 16건을 쫓는 대신 매일 0~2건을 받는 구조로 바뀝니다.

2. 금액이 다른 건 - 취소와 할부를 봅니다

영수증은 있는데 금액이 안 맞는 경우입니다. 대부분 셋 중 하나입니다.

자동으로 맞출 때는 금액을 정확히 일치시키지 말고, 같은 가맹점·같은 날짜로 먼저 묶은 뒤 금액 차이를 표시하는 편이 낫습니다. 차이가 나는 건만 사람이 보면 됩니다.

3. 중복 제출 - 조용히 틀리는 쪽입니다

한 건을 두 사람이 각각 올리거나, 같은 사람이 두 번 올리는 경우입니다.

누락보다 위험합니다. 누락은 금방 알아채지만 중복은 경비가 두 번 잡혀도 아무도 모릅니다.

승인번호로 잡으면 됩니다. 카드 승인번호는 건마다 고유하므로, 같은 승인번호가 두 번 올라오면 자동으로 걸립니다. 영수증에서 승인번호를 읽어내는 것은 문자 인식으로 처리할 수 있습니다.

4. 카드 밖 지출 - 여기는 자동화가 안 됩니다

현금이나 개인 카드로 쓴 것입니다. 애초에 카드 내역에 없으니 대사할 대상이 없습니다.

이건 시스템 문제가 아니라 규칙 문제입니다. 어디까지 개인 지출을 허용할지, 허용한다면 언제까지 제출해야 하는지를 정하는 것이 먼저입니다. 규칙 없이 시스템만 만들면 예외가 시스템 밖에 계속 쌓입니다.

어디까지 자동으로 되나

정직하게 말씀드리면 이렇습니다.

마지막 줄이 남습니다. 자동화의 목표는 없애는 것이 아니라 판단할 건수를 16건에서 2~3건으로 줄이는 것입니다.

먼저 재보실 것

시작 전에 지난달 것만 한 번 세어보시면 어디부터 손댈지가 정해집니다.

1. 카드 내역 건수와 걷힌 영수증 건수
2. 어긋난 건을 위 네 유형으로 분류했을 때 각각 몇 건인지
3. 이 작업에 실제로 몇 시간이 들었는지

1번 유형(영수증만 없음)이 대부분이면 요청 시점만 옮겨도 절반 이상 사라집니다. 시스템을 만들기 전에 그것부터 해보시는 편이 낫습니다.

반대로 2·3번(금액 불일치·중복)이 많으면 사람이 눈으로 잡기 어려운 영역이라 자동 대사의 값이 큽니다.

세어보지 않고 시작하면 가장 많은 유형이 아니라 가장 눈에 띄는 유형부터 고치게 됩니다.

여기까지 읽으셨다면 지금 이 업무에 월 몇 시간이 들어가는지 계산해 보실 수 있습니다. 가입도 이메일도 필요 없습니다.