송장번호를 채널마다 다시 입력하고 계신다면

출고는 끝났는데 일이 하나 더 남습니다. 송장번호를 채널마다 다시 넣는 일입니다.

택배사에서 받은 송장 파일을 열고, 주문번호로 찾아서, 스마트스토어 관리자에 입력하고, 쿠팡에 또 입력하고, 자사몰에 또 입력합니다. 하루 100건이면 손으로 100번입니다.

그리고 이 작업은 틀리면 바로 티가 납니다. 송장이 잘못 붙으면 고객이 남의 배송을 조회하게 됩니다.

1. 어려운 것은 입력이 아니라 짝 찾기입니다

송장번호를 넣는 것 자체는 단순합니다. 문제는 어느 송장이 어느 주문인지 맞추는 일입니다.

택배사 파일에는 대개 받는 사람 이름과 주소가 있고, 채널 주문 목록에는 주문번호가 있습니다. 둘을 잇는 열이 없으면 사람이 눈으로 맞춰야 합니다.

해결은 출고 단계에 있습니다. 택배사에 접수할 때 주문번호를 함께 넘기면, 송장 파일에 그 값이 그대로 돌아옵니다. 대부분의 택배사 접수 양식에 고객관리번호, 참조번호, 비고 같은 칸이 있고 거기 넣으면 됩니다.

2. 채널마다 업로드 양식이 다릅니다

짝을 찾았어도 끝이 아닙니다. 채널마다 요구하는 파일 모양이 다릅니다.

두 번째 줄이 자주 사고를 냅니다. 같은 택배사인데 채널 A에서는 코드가 하나, 채널 B에서는 다른 값입니다. 이 대응표를 만들어 두지 않으면 업로드가 통째로 실패합니다.

3. 자동에서 빼야 하는 것

못 찾은 건을 억지로 붙이면 안 됩니다.

동명이인이거나 같은 주소로 여러 건이 나간 경우, 비슷한 것끼리 짝지으면 잘못 붙습니다. 고객이 남의 배송 상황을 보게 되고, 문의가 들어오면 어디서 어긋났는지 찾기가 어렵습니다.

미매칭으로 남기는 편이 낫습니다. 하루 100건 중 못 찾는 건은 보통 몇 건이고, 그것만 보는 데 5분이면 됩니다.

그리고 취소·반품된 주문도 자동에서 빼야 합니다. 출고 전에 취소된 건에 송장이 올라가면 정산이 꼬입니다.

4. 얼마나 줄어드나

주문번호가 송장 파일에 들어 있느냐로 갈립니다.

• 들어 있으면 짝 찾기가 기계적으로 끝납니다. 채널별 양식 변환만 남고, 하루 100건이 몇 분이 됩니다
• 없으면 이름·주소로 맞춰야 하고, 미매칭이 늘어나 사람이 볼 건이 많아집니다

그래서 1번(접수 시 주문번호 넣기)이 먼저입니다. 그것만 바꿔도 자동화 효과가 크게 달라지고, 구축 범위도 줄어 견적이 내려갑니다.

도입 전에 정리할 것

1. 택배사 접수 양식에 주문번호를 넣을 칸이 있는지 - 대개 있습니다. 이게 가장 큰 변수입니다
2. 채널별 송장 업로드 양식 파일 - 각 채널 관리자에서 받으실 수 있습니다. 이게 결과물 규격이 됩니다
3. 채널별 택배사 코드 - 같은 택배사인데 코드가 다른 경우가 있습니다
4. 최근 하루치 실제 송장 파일과 주문 목록 - 미매칭이 몇 건 나오는지 재봅니다

네 가지가 있으면 첫 미팅에서 "이 스토어는 하루 몇 분이 되고 얼마다"를 숫자로 말씀드릴 수 있습니다.

여기까지 읽으셨다면 지금 이 업무에 월 몇 시간이 들어가는지 계산해 보실 수 있습니다. 가입도 이메일도 필요 없습니다.