처음 자동화를 맡기실 때 흔히 하는 세 가지 실수

자동화를 처음 도입하시는 회사에서 반복되는 패턴이 있습니다. 세 가지인데, 셋 다 나쁜 의도에서 나오지 않습니다. 오히려 열심히 하려다 생깁니다.

실수 1 - 한 번에 크게 시작합니다

"어차피 할 거면 제대로 하자"로 시작하면 범위가 금방 커집니다. 주문 관리를 하려다 재고·정산·CS까지 붙고, 예산은 처음 생각의 세 배가 됩니다.

큰 프로젝트가 나쁜 게 아닙니다. 첫 프로젝트가 크면 위험합니다.

• 첫 건에서는 우리가 무엇을 원하는지 우리도 정확히 모릅니다. 만들어 봐야 압니다
• 업체가 우리 업무를 이해하는지도 겪어 봐야 압니다
• 기간이 길수록 중간에 방향이 어긋났을 때 되돌릴 것이 많습니다

첫 건은 2~4주 안에 끝나는 것으로 잡으시는 편이 낫습니다. 작게 한 번 끝내면 그다음 판단이 훨씬 정확해집니다. 업체 실력도, 우리 요구사항도 그때 드러납니다.

실수 2 - 가장 불편한 업무를 고릅니다

자연스러운 선택인데 첫 건으로는 대개 틀립니다.

불편한 업무는 판단이 많이 들어가는 업무이기 때문입니다.

• 반품 응대가 불편한 이유는 오래 걸려서가 아니라 고객이 화가 나 있어서입니다
• 재고 맞추기가 불편한 이유는 어느 숫자가 맞는지 매번 사람이 정해야 해서입니다

판단이 많은 업무는 자동화 비율이 낮습니다. 큰돈을 들이고 체감이 안 나옵니다. 그러면 "자동화는 우리랑 안 맞는다"가 남고 그다음이 없어집니다.

첫 건은 「불편한 것」이 아니라 「옮겨 적는 것」에서 고르십시오. 판단 없이 이동만 하는 업무가 가장 확실하게 줄어듭니다.

실수 3 - 실제로 쓸 사람을 빼놓습니다

가장 자주 생기고, 가장 크게 망가집니다.

프로젝트는 대개 결정권자와 업체 사이에서 진행됩니다. 요구사항도 그 자리에서 정해집니다.

그런데 매일 쓰는 사람은 다른 사람입니다.

그래서 이런 일이 생깁니다.

• 만들어진 화면이 실제 업무 순서와 다릅니다. 담당자는 하루에 백 번 쓰는데 클릭이 세 번 더 듭니다
• 예외가 빠져 있습니다. 담당자만 아는 "이럴 땐 이렇게 하는" 경우들입니다
• 담당자가 처음 보는 상태로 납품됩니다. 그러면 안 씁니다

해결은 간단합니다. 중간 확인에 담당자를 넣으십시오.

전 과정에 참여할 필요는 없습니다. 화면 설계가 나왔을 때 한 번, 실제 화면이 처음 돌아갈 때 한 번. 두 번이면 대부분 잡힙니다.

그리고 그 자리에서 물어보실 것은 하나입니다.

"이 화면으로 오늘 일을 할 수 있겠어요?"

"괜찮아 보여요"가 아니라 "여기서 이게 안 되는데요"가 나와야 성공입니다.

그래서 첫 프로젝트는 이렇게 고르십시오

가장 흔한 좋은 첫 건은 이런 것들입니다. 쇼핑몰 주문을 출고 양식으로 변환, 거래처별 안내문 생성, 여러 파일에서 월간 보고서 만들기, 카드 내역 분류.

전부 판단이 적고, 매주 반복되고, 잘못돼도 손으로 할 수 있습니다.

첫 건이 끝나면 달라지는 것

작게 한 번 끝내고 나면 다음 판단에 쓸 정보가 세 개 생깁니다.

1. 이 업체가 우리 업무를 이해하는가 - 겪어 봤으니 압니다
2. 우리 요구사항을 우리가 제대로 쓸 수 있는가 - 대부분 첫 건에서 배웁니다
3. 직원들이 실제로 쓰는가 - 이게 가장 중요한데, 만들어 보기 전에는 알 수 없습니다

셋을 알고 두 번째 프로젝트를 시작하는 것과, 모르고 큰 것을 시작하는 것은 완전히 다릅니다.

정리

• 첫 건은 작게. 2~4주 안에 끝나는 것으로
• 불편한 업무가 아니라 옮겨 적는 업무를 고르십시오. 판단이 적을수록 확실합니다
• 실제로 쓸 사람을 중간 확인에 넣으십시오. 화면 설계 때 한 번, 첫 화면이 돌 때 한 번
• 그 자리에서 물으실 것: "이 화면으로 오늘 일을 할 수 있겠어요?"
• 첫 건의 목적은 업무 해결이 아니라 「이 방식이 우리에게 맞는지」 확인입니다

크게 시작해서 한 번에 되는 경우도 있습니다. 다만 안 됐을 때 잃는 것이 큽니다. 그리고 첫 건에서는 안 될 확률이 더 높습니다.

여기까지 읽으셨다면 지금 이 업무에 월 몇 시간이 들어가는지 계산해 보실 수 있습니다. 가입도 이메일도 필요 없습니다.