우리가 쓰는 프로그램에 자동화를 붙일 수 있는지 미리 아는 법
자동화 상담에서 가장 먼저 막히는 질문입니다.
"저희가 쓰는 프로그램에 붙나요?"
업체도 확인하기 전에는 답을 못 합니다. 그런데 이 답에 따라 견적이 두세 배 차이가 나고, 안정성도 달라집니다. 상담 전에 직접 확인하실 수 있고, 5분이면 됩니다.
5분 확인법
쓰시는 프로그램에서 아래 순서로 보시면 됩니다.
1. 설정이나 관리자 메뉴에 이런 단어가 있는지 봅니다
- API, 연동, 오픈API, 개발자, 외부 연동, 웹훅
하나라도 있으면 가장 좋은 경우입니다. 있는지만 확인하시면 되고, 내용은 안 보셔도 됩니다.
2. 없으면, 목록 화면에서 내려받기가 되는지 봅니다
- 엑셀 다운로드, 내보내기, CSV, 조회 결과 저장
기간을 지정해서 내려받을 수 있는지가 중요합니다. 한 건씩만 되면 값이 떨어집니다.
3. 둘 다 없으면 화면만 있는 경우입니다
이때도 자동화는 됩니다. 다만 화면을 읽어서 옮기는 방식이라 비용이 올라가고, 프로그램이 업데이트되면 멈춥니다.
세 경우가 실제로 어떻게 다른가
| API | 엑셀 내보내기 | 화면만 | |
|---|---|---|---|
| 실시간 처리 | 가능 | 어려움 | 어려움 |
| 프로그램 업데이트 영향 | 거의 없음 | 양식 바뀌면 수정 | 자주 멈춤 |
| 구축 비용 | 낮음 | 보통 | 높음 |
| 유지보수 부담 | 낮음 | 낮음 | 높음 |
세 번째 칸이 실제로 중요한 곳입니다. 화면을 읽는 방식은 만들 때보다 유지할 때 돈이 듭니다. 프로그램이 반년에 한 번 화면을 바꾸면 반년에 한 번 멈추고, 그때마다 수정 비용이 듭니다.
그래서 화면만 있는 경우에는 자동화 범위를 좁게 잡는 편이 낫습니다. 전부 자동화하지 말고, 가장 시간이 많이 드는 한 단계만 붙이는 식입니다.
엑셀 내보내기만 돼도 대부분 해결됩니다
실무에서 가장 흔한 경우이고, 여기서 되는 일이 생각보다 많습니다.
- 매일 한 번 내려받아 → 다른 양식으로 변환 → 다른 곳에 올리기
- 내려받은 자료끼리 대조해 빠진 건 찾기
- 월말에 여러 파일을 하나로 합치기
이런 업무는 실시간일 필요가 없습니다. 하루 한 번이면 충분한 일에 API를 찾다가 도입 자체가 미뤄지는 경우를 자주 봅니다.
상담 전에 정리해두시면 좋은 것
이 세 가지만 적어 가시면 견적이 정확해집니다.
- 프로그램 이름과 요금제 - "OO ERP 스탠다드" 수준이면 충분합니다
- 위 1~3번 중 어디에 해당하는지
- 하루 몇 건인지, 실시간이어야 하는지
3번이 특히 중요합니다. 실시간이 필요 없으면 두 번째 경우로도 충분하고, 비용이 절반 아래로 내려갑니다. 반대로 실시간이 꼭 필요한데 화면밖에 없으면 그건 자동화보다 프로그램 교체를 먼저 검토하실 문제입니다.
붙는지 안 붙는지보다 어떻게 붙는지가 비용을 정합니다. 그 답은 대부분 5분이면 나옵니다.
여기까지 읽으셨다면 지금 이 업무에 월 몇 시간이 들어가는지 계산해 보실 수 있습니다. 가입도 이메일도 필요 없습니다.