엑셀 파일을 여러 명이 같이 쓰다 꼬였다면
회사에 이런 파일이 있으시다면 이 글이 맞습니다.
거래처관리_최종.xlsx / 거래처관리_최종2.xlsx / 거래처관리_최종_수정본_0917.xlsx
웃자고 하는 이야기가 아닙니다. 여러 명이 같은 파일을 쓰기 시작하면 반드시 생기는 결과입니다.
왜 생기는가 - 파일은 한 번에 한 명만 쓸 수 있습니다
엑셀 파일은 기본적으로 한 사람이 열고 고치고 닫는 것을 전제로 만들어졌습니다.
그런데 실무에서는 이렇게 됩니다.
- A가 파일을 열어두고 회의에 갑니다
- B는 "읽기 전용으로 열까요?"를 만납니다. 급하니까 복사본을 만들어 작업합니다
- A가 돌아와 저장합니다. B의 작업은 A의 파일에 없습니다
- 나중에 둘을 합쳐야 한다는 걸 알게 됩니다. 합치는 사람은 어느 쪽이 맞는지 모릅니다
공유 드라이브에 올려도 같습니다. 동시 편집을 지원하는 도구를 써도, 같은 줄을 두 사람이 다르게 고치면 결국 사람이 판단해야 합니다.
그래서 실제로 무엇이 망가지나
1. 어느 것이 맞는지 아무도 모릅니다
가장 큰 비용입니다. 의심이 생기면 쓰지 않게 됩니다.
담당자는 파일을 믿지 못하니 자기 것을 따로 만듭니다. 그러면 사본이 하나 더 늘어납니다.
2. 누가 바꿨는지 알 수 없습니다
단가가 바뀌어 있는데 언제 누가 왜 바꿨는지 알 수 없습니다. 되돌리려 해도 원래 값이 무엇이었는지 모릅니다.
3. 권한을 나눌 수 없습니다
파일은 열면 다 보입니다. 영업 담당자에게 거래처 목록만 보여주고 단가는 가리는 것이 안 됩니다. 그래서 아예 안 주거나 다 주거나 둘 중 하나가 됩니다.
4. 다른 것과 연결할 수 없습니다
파일에 든 데이터는 다른 시스템이 읽기 어렵습니다. 자동화를 붙이려 해도 매번 사람이 파일을 올려야 합니다.
전부 옮겨야 하는 것은 아닙니다
엑셀을 없애는 것이 목표가 아닙니다. 엑셀이 잘하는 일이 분명히 있습니다.
| 엑셀에 둬도 되는 것 | 옮겨야 하는 것 |
|---|---|
| 한 사람이 혼자 쓰는 계산 | 여러 명이 같이 고치는 목록 |
| 일회성 분석, 시뮬레이션 | 매일·매주 갱신되는 기준 데이터 |
| 보고용으로 한 번 만드는 표 | 이력이 남아야 하는 기록 |
| 외부에 보내는 양식 | 권한을 나눠야 하는 정보 |
오른쪽 줄에 해당하는 파일이 하나라도 있으면 그것부터 옮기시면 됩니다.
가장 흔한 것이 거래처 목록, 단가표, 재고 현황, 주문 접수 대장입니다. 이 넷은 대부분의 회사에서 여러 명이 같이 고칩니다.
옮길 때 실제로 달라지는 것
파일을 시스템으로 옮기면 위 네 가지가 자동으로 해결됩니다. 기능을 추가해서가 아니라 구조가 다르기 때문입니다.
- 동시에 고쳐도 안 꼬입니다. 같은 줄을 두 명이 고치면 나중 사람에게 "방금 다른 분이 바꿨습니다"가 뜹니다
- 누가 언제 무엇을 바꿨는지 남습니다. 이건 시스템의 기본 동작이지 추가 기능이 아닙니다
- 역할별로 보이는 것이 달라집니다
- 다른 것과 붙습니다. 주문 자동 취합, 정산 대사 같은 것이 그다음에 가능해집니다
옮길 때 자주 실패하는 지점
1. 엑셀을 그대로 흉내 냅니다
"지금 쓰는 엑셀이랑 똑같이 만들어 주세요"가 가장 흔한 요구인데, 가장 자주 실패합니다.
엑셀 시트는 한 사람이 보기 편하게 만들어져 있습니다. 한 줄에 열 개가 넘는 열이 있고, 색으로 표시한 규칙이 있고, 메모 칸에 중요한 내용이 들어 있습니다.
그걸 그대로 화면으로 옮기면 엑셀보다 불편한 화면이 나옵니다. 엑셀은 적어도 키보드로 빠르게 움직일 수 있으니까요.
옮길 때는 「무엇을 기록해야 하는가」를 다시 정리하는 편이 낫습니다. 색과 메모에 든 규칙을 항목으로 꺼내는 과정이 필요합니다.
2. 과거 파일을 전부 넣으려 합니다
5년치를 다 넣으려 하면 정리에만 몇 주가 갑니다. 그리고 과거 파일은 형식이 제각각이라 넣어도 잘 안 맞습니다.
현재 쓰는 것부터 넣고, 과거는 읽기용으로 따로 보관하시는 편이 빠릅니다.
3. 엑셀 내보내기를 막습니다
"엑셀을 없애려고 시스템을 만드는데 왜 내보내기를 넣나요"라고 하시는 경우가 있습니다.
넣으셔야 합니다. 내보내기가 없으면 담당자가 화면 데이터를 손으로 옮겨 적어서 자기 엑셀을 만듭니다. 그게 더 나쁩니다.
지금 확인해보실 것
공유 폴더에서 파일 이름에 「최종」, 「수정」, 날짜가 붙은 파일을 세어보십시오.
- 0~2개: 아직 괜찮습니다
- 3~5개: 이미 사본이 돌고 있습니다
- 6개 이상: 아무도 어느 것이 맞는지 모르는 상태입니다
그리고 하나 더. 그 파일을 만든 사람에게 "지금 어느 게 맞아요?"라고 물어보십시오. 바로 답이 안 나오면 옮길 때가 된 것입니다.
정리
- 여러 명이 같이 고치는 데이터를 파일로 다루면 사본이 생기는 것은 관리 문제가 아니라 구조의 결과입니다
- 전부 옮길 필요는 없습니다. 혼자 쓰는 계산·일회성 분석은 엑셀이 낫습니다
- 여러 명이 고치는 목록, 이력이 남아야 하는 기록, 권한을 나눠야 하는 정보부터 옮기십시오
- 옮길 때 엑셀을 그대로 흉내 내지 마십시오. 색과 메모에 든 규칙을 항목으로 꺼내야 합니다
- 엑셀 내보내기는 꼭 넣으십시오. 없으면 손으로 옮겨 적습니다
가장 흔한 시작점은 거래처 목록과 단가표입니다. 범위가 명확하고, 효과가 바로 보이고, 잘못돼도 되돌리기 쉽습니다.
여기까지 읽으셨다면 지금 이 업무에 월 몇 시간이 들어가는지 계산해 보실 수 있습니다. 가입도 이메일도 필요 없습니다.