우리 회사 반복업무가 몇 시간인지 재는 법

자동화 상담에서 가장 먼저 묻는 것이 이겁니다.

"그 일에 지금 얼마나 쓰고 계신가요?"

그리고 대부분 정확히 답하지 못합니다. 모르셔서가 아니라 재본 적이 없어서입니다.

이 숫자가 없으면 견적이 비싼지 싼지 판단할 수 없습니다. 300만원이 비싼 값인지는 지금 쓰는 시간에 달려 있습니다.

1. 왜 안 재지는가

반복업무는 한 덩어리로 안 나타납니다. 하루에 3분씩 스무 번 흩어져 있습니다.

• 짧아서 기억에 안 남습니다
• "잠깐 하는 일"로 분류됩니다
• 다른 일 사이에 끼어 있어서 시작과 끝이 불분명합니다

그래서 물어보면 대개 실제보다 적게 답하십니다. 하루 1시간을 쓰면서 "한 20분?"이라고 하시는 경우가 흔합니다.

2. 두 개만 재면 됩니다

전부 기록하려고 하면 못 합니다. 건수와 건당 시간, 이 둘이면 됩니다.

건수 - 한 주만 셉니다

메모장에 정(正) 자를 그으셔도 됩니다. 그 업무를 할 때마다 한 획입니다. 일주일이면 충분합니다.

건당 시간 - 세 건만 재봅니다

휴대폰 스톱워치로 세 번만 재보시면 평균이 나옵니다. 한 건만 재면 그날 컨디션이 섞입니다.

3. 흔한 오차 세 가지

재보신 뒤 숫자가 생각보다 크면, 대개 그게 맞습니다. 반대로 작게 나왔다면 아래를 확인해 보세요.

두 번째가 가장 큽니다. 100건 중 90건은 3분에 끝나는데 10건이 20분씩 걸리면, 평균은 3분이 아니라 4.7분입니다. 예외 건을 몇 번 재보시는 것이 평균을 정확하게 만듭니다.

4. 재고 나면 세 가지가 보입니다

하나, 무엇을 먼저 할지 정해집니다. 감으로 고르면 "가장 짜증나는 일"을 고르게 되는데, 재보면 시간을 가장 많이 먹는 일은 대개 따로 있습니다.

둘, 견적이 비싼지 판단됩니다. 월 40시간 쓰는 업무에 300만원은 다르게 보입니다. 반대로 월 3시간짜리에 300만원이면 안 하시는 게 맞습니다.

셋, 자동화 안 해도 되는 것이 걸러집니다. 재보니 월 2시간이면 그냥 하시는 편이 낫습니다. 모든 반복업무를 자동화할 필요는 없습니다.

5. 한 주가 어려우면

바쁘실 때는 이렇게만 해보셔도 됩니다.

1. 어제 하루를 떠올려 그 업무를 몇 번 했는지 적습니다
2. 다음에 그 업무를 할 때 한 번만 시간을 잽니다
3. 둘을 곱하고 20을 곱합니다 (한 달 근무일)

정확하지는 않지만 자릿수는 맞습니다. 월 5시간인지 50시간인지만 알아도 판단이 달라집니다.

정리

1. 건수는 한 주, 건당 시간은 세 건 재면 충분합니다
2. 파일을 여는 순간부터 재셔야 합니다. 찾고 오가는 시간이 더 깁니다
3. 예외 건을 따로 재보세요. 평균을 가장 크게 바꿉니다
4. 재고 나면 위 두세 개만 손대시면 됩니다

숫자가 나오면 그 다음은 쉽습니다. 얼마가 줄어드는지, 그 값이 구축비를 넘는지만 보면 됩니다.

여기까지 읽으셨다면 지금 이 업무에 월 몇 시간이 들어가는지 계산해 보실 수 있습니다. 가입도 이메일도 필요 없습니다.