같은 문서를 매번 처음부터 다시 만들고 계신다면
회사에서 나가는 문서 중에 형식은 늘 같고 내용만 바뀌는 것이 있습니다.
견적서, 거래명세서, 작업지시서, 월간 보고서, 거래처 안내문. 대부분 지난달 파일을 복사해서 숫자와 날짜를 고쳐 씁니다.
이 구간이 자동화 효과가 가장 확실합니다. 판단이 거의 안 들어가고, 빈도가 높고, 실수가 바로 돈으로 이어지기 때문입니다.
왜 효과가 확실한가
자동화가 잘 되는 업무에는 공통점이 있습니다. 「무엇을 넣을지」가 규칙으로 정해져 있는 것입니다.
문서 생성은 대개 그렇습니다.
- 거래처 이름과 주소 → 거래처 목록에 있습니다
- 품목과 단가 → 단가표에 있습니다
- 수량과 금액 → 주문 기록에 있습니다
- 날짜와 문서번호 → 규칙이 정해져 있습니다
사람이 하는 일은 이 값들을 찾아서 옮겨 적는 것뿐입니다. 판단이 아니라 이동입니다. 그래서 거의 전부 자동화됩니다.
실제로 시간이 어디서 사라지나
"문서 하나 만드는 데 10분"이라고 생각하시지만, 재보면 다릅니다.
| 구간 | 실제로 하는 일 |
|---|---|
| 자료 찾기 | 지난달 파일 찾기, 단가 확인, 거래처 정보 확인 |
| 만들기 | 복사해서 숫자·날짜 고치기 |
| 확인하기 | 고치다 빠뜨린 곳이 없는지 처음부터 다시 읽기 |
| 보내기 | 변환하고 메일 쓰고 첨부 |
| 남기기 | 보낸 것을 폴더에 정리, 대장에 기록 |
만드는 시간보다 찾고 확인하고 정리하는 시간이 깁니다. 그리고 자동화하면 그 앞뒤가 통째로 사라집니다.
특히 마지막 「남기기」가 자동으로 되면 나중에 "그거 언제 보냈지"를 찾는 시간도 같이 없어집니다.
어디서 갈리나 - 견적이 달라지는 지점
같은 「문서 자동화」인데 견적이 크게 갈립니다. 세 가지가 정합니다.
1. 값이 어디에 있는가
- 엑셀이나 시스템에 정리돼 있다 → 가장 쉽습니다
- 여러 파일에 흩어져 있다 → 모으는 작업이 앞에 붙습니다
- 담당자 머릿속에만 있다 → 먼저 규칙으로 꺼내야 합니다. 여기서 기간이 늘어납니다
세 번째가 나쁜 게 아닙니다. 대부분 세 번째입니다. 다만 그게 작업의 일부라는 것을 알고 계셔야 합니다.
2. 예외가 몇 가지인가
"거래처 A만 단가가 다르다", "관공서는 양식이 다르다", "3개월 이상 거래처는 할인이 들어간다".
예외 자체는 문제가 아닙니다. 규칙으로 적을 수 있으면 전부 반영됩니다. 문제는 예외가 몇 개인지 아무도 모르는 경우입니다. 그러면 만들고 나서 계속 나옵니다.
도입 전에 최근 3개월치 문서를 훑어서 「평소와 달랐던 건」을 세어보십시오. 열 건 중 한두 건이면 무난하고, 절반이 넘으면 규칙 정리가 먼저입니다.
3. 출력 형식이 몇 가지인가
같은 내용을 엑셀로도 주고 PDF로도 주고 상대 양식에도 맞춰야 한다면 그만큼 늘어납니다.
하나로 줄일 수 있는지 먼저 보십시오. 관행으로 세 가지를 만들고 있는데 실제로는 하나만 쓰는 경우가 꽤 있습니다.
반드시 넣어야 할 한 가지
만들어진 문서를 사람이 확인하고 내보내는 단계입니다.
자동 생성까지만 하고 발송은 사람이 누르게 하십시오. 이유는 하나입니다. 문서는 틀리면 밖으로 나갑니다. 안에서 틀린 것과 다릅니다.
단가표가 갱신 안 된 채로 견적서 30장이 나가면, 고치는 비용이 만드는 비용보다 큽니다.
"생성은 자동, 확인과 발송은 사람" - 이 한 줄을 요구사항에 넣으시면 됩니다.
도입 전에 준비하실 것
어렵지 않습니다. 세 가지 파일이면 시작할 수 있습니다.
- 지금 쓰는 문서 양식 3~5개 (실제로 보낸 것. 빈 양식 말고)
- 값이 들어 있는 원본 (단가표, 거래처 목록, 주문 기록 - 엑셀이면 충분합니다)
- 평소와 달랐던 건 몇 개 (예외가 어떤 모양인지 보여주는 것)
3번이 가장 중요한데 가장 자주 빠집니다. 정상적인 것만 보여주면 정상적인 것만 처리하는 시스템이 나옵니다.
정리
- 형식이 고정되고 내용만 바뀌는 문서는 자동화 효과가 가장 확실합니다
- 시간은 만드는 데서가 아니라 찾고, 확인하고, 정리하는 데서 사라집니다
- 견적을 가르는 것은 셋입니다. 값이 어디 있는가 / 예외가 몇 가지인가 / 출력 형식이 몇 가지인가
- "생성은 자동, 확인과 발송은 사람"을 요구사항에 넣으십시오
- 준비물은 실제로 보낸 문서 3~5개 / 값이 든 원본 / 평소와 달랐던 건 몇 개
문서 자동화는 대개 가장 먼저 해볼 만한 구간입니다. 범위가 명확하고, 효과가 바로 눈에 보이고, 잘못돼도 되돌리기 쉽기 때문입니다.
여기까지 읽으셨다면 지금 이 업무에 월 몇 시간이 들어가는지 계산해 보실 수 있습니다. 가입도 이메일도 필요 없습니다.