구축 도중에 요구가 늘어날 때

자동화를 맡기고 한 달쯤 지났습니다. 화면을 보다가 이런 이야기가 나옵니다.

• "여기에 담당자별로 나눠서 보이게 해주실 수 있나요"
• "생각해보니 지점별로도 봐야 할 것 같은데요"
• "이 숫자를 엑셀로 내릴 수 있으면 좋겠습니다"

나쁜 신호가 아닙니다. 실제로 쓸 사람이 화면을 보기 시작했다는 뜻이고, 처음 요구사항을 적을 때는 나올 수 없던 이야기입니다.

문제는 그다음입니다. 업체가 이렇게 답합니다.

"그건 범위에 없던 건데요. 추가 견적 드리겠습니다."

그리고 여기서부터 관계가 나빠집니다.

누구의 잘못인가

양쪽 다 잘못이 아닙니다. 구조가 그렇게 되어 있을 뿐입니다.

발주하는 쪽에서는 "화면 몇 개 나누는 게 뭐가 그렇게 큰 일인가" 싶고, 만드는 쪽에서는 "이걸 다 받아주면 기한 안에 못 끝난다"가 사실입니다. 둘 다 맞습니다.

그래서 정해야 할 것은 「요구를 늘리지 않겠다」는 약속이 아닙니다. 그건 지킬 수 없습니다. 정해야 할 것은 늘어났을 때 어떻게 처리할지입니다.

계약 전에 정할 것 두 가지

1. 무엇이 「추가」인지 미리 선을 긋는다

추가 비용 분쟁의 거의 전부는 "이게 추가인가 아닌가"에서 생깁니다. 금액 협상이 아니라 정의 문제입니다.

선은 이렇게 그으면 대부분 맞습니다.

기준은 하나입니다. "이미 정한 것 안에서 고치는 일인가, 정하지 않았던 것을 새로 만드는 일인가."

이 표를 계약서 뒤에 한 장 붙여두시면, 나중에 "그건 당연히 포함이죠"와 "그건 명백히 추가입니다"가 부딪히는 일이 크게 줄어듭니다.

2. 「수정 몇 회」 대신 「변경 처리 방식」을 쓴다

견적서에 흔히 이렇게 적혀 있습니다.

검수 후 수정 2회 포함

이건 거의 의미가 없습니다. 1회에 요구 스무 개를 몰아서 넣으면 되기 때문입니다. 실제로 그렇게 됩니다.

대신 이렇게 정하시는 편이 낫습니다.

• 작은 변경(위 표에서 「추가가 아니다」쪽): 횟수 제한 없이, 구축 기간 안에는 그냥 처리한다
• 큰 변경(「추가다」쪽): 건별로 공수와 기한 영향을 먼저 알려주고, 발주처가 ①지금 한다 ②납품 후로 미룬다 ③안 한다 중에서 고른다

핵심은 ③안 한다를 고를 수 있게 만드는 것입니다. 요구가 나왔다고 반드시 해야 하는 구조면 기한이 무너지고, 반대로 무조건 막는 구조면 쓸 수 없는 물건이 나옵니다.

실제로는 이 한 장이면 됩니다

「안 함」이 적혀 있는 것이 이 표의 가치입니다. 말로만 오간 요구는 나중에 "그거 말씀드렸는데 왜 없나요"로 돌아옵니다. 적어두고 같이 「안 함」을 고르면 그 일이 없어집니다.

마지막으로

저희 표준계약서에는 이 조항이 들어 있습니다.

범위 변경 요청은 일정·대금에 영향을 줄 수 있으며, 공급자는 영향도를 산정하여 서면으로 회신한다.

짧지만 이 한 줄이 하는 일은 분명합니다. 변경 요청을 거절하지도, 그냥 받지도 않고, 영향을 계산해서 돌려드린다는 뜻입니다. 그다음 결정은 발주처 몫으로 남습니다. 그 회사의 일정과 예산을 저희가 알 수 없기 때문입니다.

수정 횟수를 몇 회로 적을지는 계약 전에 함께 정하시는 편이 낫습니다. 횟수만 정해두면 한 번에 스무 개를 몰아 넣는 쪽으로 흐르기 때문에, 횟수보다 위의 「조정/추가」 선이 먼저 필요합니다.

도중에 요구가 늘어나는 것은 막을 수 없습니다. 막을 수 있는 것은 그것이 분쟁이 되는 일뿐입니다.

여기까지 읽으셨다면 지금 이 업무에 월 몇 시간이 들어가는지 계산해 보실 수 있습니다. 가입도 이메일도 필요 없습니다.