엑셀 수식이 복잡해져 만든 사람만 고칠 수 있게 됐다면

회사마다 이런 파일이 하나씩 있습니다.

몇 년에 걸쳐 수식이 쌓인 엑셀입니다. 잘 돌아갑니다. 그런데 만든 사람이 아니면 못 건드립니다. 그분이 퇴사했거나 다른 팀으로 갔으면 더 곤란합니다.

기준이 바뀔 때마다 이렇게 됩니다.

"마진율이 바뀌었는데 어느 셀을 고쳐야 하죠?" "일단 복사해서 새 파일로 만들었어요"

파일이 계속 늘어나는 회사는 대부분 여기서 시작됐습니다.

문제는 수식이 어려운 것이 아닙니다

수식 자체는 어렵지 않습니다. 문제는 숫자의 뜻이 수식 안에 숨어 있다는 것입니다.

C2*0.85에서 0.85가 무엇인지는 파일 어디에도 없습니다. 만든 사람 머릿속에만 있습니다.

그래서 이런 일이 생깁니다.

• 할인율이 15%에서 12%로 바뀌었는데 0.85가 들어간 셀을 전부 찾아야 합니다
• 몇 개를 놓칩니다. 틀린 값이 조용히 나옵니다
• 다음 사람은 무서워서 파일을 복사해 새로 만듭니다

해법은 "규칙을 표로 빼는 것"입니다

새 시스템을 만들라는 얘기가 아닙니다. 같은 엑셀 안에서 순서만 바꾸는 것입니다.

1. 별도 시트를 하나 만들고 이름을 규칙표로 합니다
2. 수식 안에 박혀 있던 숫자를 전부 여기로 옮깁니다. 한 줄에 하나씩, 뜻을 적어서
3. 수식은 그 표를 찾아보게 바꿉니다 (VLOOKUP 또는 XLOOKUP)

이렇게 되면 기준이 바뀔 때 담당자가 이 표의 숫자 하나만 고칩니다. 수식은 건드리지 않습니다.

어디까지 빼야 하나

전부 뺄 필요는 없습니다. 기준은 하나입니다.

"이 숫자가 앞으로 바뀔 수 있는가."

바뀌는 값이 세 개 이하면 굳이 표를 만들 필요도 없습니다. 열 개를 넘어가기 시작하면 그때는 확실히 빼는 편이 낫습니다.

이것만으로 안 되는 경우

규칙표로 빼도 남는 문제가 있습니다.

여러 사람이 같은 파일을 쓸 때입니다. 파일을 주고받는 구조면 누가 최신인지 알 수 없고, 규칙표를 각자 고치면 값이 갈립니다.

이때는 도구를 바꾸는 것이 맞습니다. 구글 시트로 옮기면 한 파일을 여러 명이 동시에 보게 되고, 규칙표는 한 곳만 남습니다. 엑셀에서 옮길 때 수식 문법이 거의 같아 다시 만드는 부담이 크지 않습니다.

다만 순서가 있습니다. 규칙표 분리를 먼저 하고 도구를 옮기는 것이 낫습니다. 뒤엉킨 수식을 그대로 옮기면 문제도 그대로 따라갑니다.

자동화를 맡기실 때 물어보실 것

외부에 맡겨 시스템을 만드실 때 이 질문 하나는 꼭 하시기 바랍니다.

"기준이 바뀌면 저희가 직접 고칠 수 있나요? 어디를 고치면 되나요?"

답이 "연락 주시면 저희가 해드립니다" 면 그 시스템은 만든 곳에 계속 묶입니다. 나쁜 답은 아니지만, 그 비용이 계속 든다는 뜻입니다.

답이 "이 표의 이 줄을 고치시면 됩니다" 면 손을 떠난 뒤에도 회사 것입니다.

만들어진 결과보다 만들어진 뒤에 누가 고칠 수 있는지가 더 오래 갑니다.

여기까지 읽으셨다면 지금 이 업무에 월 몇 시간이 들어가는지 계산해 보실 수 있습니다. 가입도 이메일도 필요 없습니다.