매달 세무사무소에 자료 보내는 일이 번거로우시다면

기장을 맡기신 회사에는 매달 같은 일이 반복됩니다.

세무사무소에서 자료 요청이 옵니다. 매출 자료, 매입 자료, 카드 내역, 통장 거래, 급여 자료. 여기저기서 모아서 보냅니다. 며칠 뒤 "이건 빠졌는데요"가 옵니다. 다시 찾아서 보냅니다.

이 왕복이 매달 반복됩니다. 그리고 대부분 담당자 한 명이 다른 업무 사이에 끼워서 합니다.

시간이 어디서 드는가

"자료 보내는 데 한 시간"이라고 생각하시지만 실제로는 이렇게 나뉩니다.

모으기와 되찾기가 가장 깁니다. 그리고 둘 다 자동화하기 쉬운 쪽입니다.

자동화되는 것과 안 되는 것

잘 되는 것

• 정해진 곳에서 자료 내려받기 - 카드사, 은행, 쇼핑몰, 급여 프로그램
• 형식 맞추기 - 세무사무소가 원하는 양식으로 변환
• 월별 폴더 정리와 이름 규칙
• 빠진 자료 확인 - 지난달에 있었는데 이번 달에 없는 항목을 알려줍니다
• 보낼 목록 만들기 - 담당자는 확인하고 보내기만

사람이 해야 하는 것

• 증빙이 없는 지출을 설명하는 것
• 거래 성격 판단 (접대비인지 복리후생비인지 같은 것)
• 처음 생긴 거래 유형을 어떻게 처리할지 정하는 것

위 셋은 자동화 대상이 아닙니다. 그리고 그게 원래 세무사무소와 상의해야 하는 부분입니다.

자동화의 목적은 그 셋에 쓸 시간을 확보하는 것입니다. 자료를 모으느라 그 시간을 쓰고 있는 것이 지금 상태입니다.

「빠진 자료」를 없애는 법

왕복이 생기는 이유는 대부분 같습니다. 이번 달에 빠진 것을 이번 달에 모르기 때문입니다.

해결은 간단합니다. 지난달과 비교하면 됩니다.

• 지난달에 있었던 카드 3장 중 1장 내역이 이번 달에 없다
• 급여 자료는 있는데 4대보험 고지서가 없다
• 매출 자료가 쇼핑몰 2곳 중 1곳만 있다

이건 사람이 눈으로 하면 놓치고, 시스템이 하면 안 놓칩니다. 규칙도 단순합니다. 「지난달에 있었는데 이번 달에 없는 것」이면 알립니다.

이 기능 하나가 왕복의 대부분을 없앱니다.

시작하기 전에 확인할 것

1. 세무사무소가 원하는 형식이 무엇인가

먼저 물어보십시오. 사무소마다 다르고, 맞춰서 보내면 그쪽 작업도 줄어 관계가 좋아집니다.

엑셀 양식을 주는 곳도 있고, 원본 파일 그대로 받는 곳도 있습니다. 양식이 정해져 있으면 자동화가 훨씬 쉽습니다.

2. 자료를 내려받을 수 있는 계정이 있는가

카드사·은행·쇼핑몰에서 자료를 내려받으려면 계정 권한이 필요합니다.

법인 명의 계정인지, 담당자 개인 명의인지 확인하십시오. 개인 명의면 그 사람이 나갈 때 막힙니다.

3. 보안을 어떻게 할 것인가

통장 거래와 급여 자료는 민감한 정보입니다.

• 자동으로 모은 파일을 어디에 두는지
• 누가 볼 수 있는지
• 메일로 보낸다면 암호를 거는지

이건 요구사항에 명시하셔야 합니다. 안 하면 대개 안 들어갑니다.

얼마나 줄어드나

정확한 수치는 회사마다 다르지만, 구조는 늘 같습니다.

모으기와 형식 맞추기가 거의 사라지고, 되찾기가 크게 줄어듭니다. 남는 것은 확인하고 보내는 시간입니다.

그리고 눈에 잘 안 보이는 효과가 하나 더 있습니다. 자료를 제때 보내게 됩니다. 번거로우면 미루게 되고, 미루면 신고 기한에 몰립니다. 매달 같은 날 자동으로 준비되면 그 압박이 사라집니다.

정리

• 세무 자료 제출은 판단이 거의 없는 업무라 자동화가 잘 됩니다
• 시간이 드는 곳은 모으기와 되찾기이고, 둘 다 자동화 쉬운 쪽입니다
• 「지난달에 있었는데 이번 달에 없는 것」을 알려주는 기능 하나가 왕복의 대부분을 없앱니다
• 시작 전에 확인할 것: 사무소가 원하는 형식 / 계정 권한이 법인 명의인지 / 민감 자료 보안
• 증빙 없는 지출 설명, 거래 성격 판단은 여전히 사람 몫입니다. 자동화의 목적은 그쪽에 쓸 시간을 만드는 것입니다

여기까지 읽으셨다면 지금 이 업무에 월 몇 시간이 들어가는지 계산해 보실 수 있습니다. 가입도 이메일도 필요 없습니다.