자동화를 도입하고 6개월, 실제로 얼마나 아꼈는지 확인하는 법

자동화를 도입하기 전에는 대부분 시간을 잽니다. "이 업무에 월 13시간이 들어간다"는 숫자가 있어야 결재가 나기 때문입니다.

그런데 도입하고 나면 아무도 다시 재지 않습니다.

그래서 반년쯤 지나 "그거 효과 있었나요"라는 질문이 나오면 답이 이렇게 됩니다. "글쎄요, 편해지긴 했는데요."

편해졌다는 말로는 다음 투자 결재가 안 납니다. 유지보수비를 계속 낼 근거도 안 됩니다.

사후 측정이 어려운 진짜 이유

시간이 없어서가 아닙니다. 비교할 기준이 저장돼 있지 않아서입니다.

도입 전 측정은 보통 이렇게 합니다. 담당자에게 물어보고, 한두 주 스톱워치를 대보고, "대략 건당 5분"으로 적습니다. 그 종이는 결재가 끝나면 사라집니다.

반년 뒤에 같은 방식으로 다시 재면 숫자가 나오긴 합니다. 그런데 그사이에 주문 건수도 담당자도 바뀌어 있습니다. 시간이 줄었는지 물량이 줄었는지 가릴 수 없습니다.

도입할 때 남겨둬야 할 3가지

1 - 처리 건수

자동화가 처리한 건수는 시스템이 이미 알고 있습니다. 주문 몇 건을 변환했는지, 메일 몇 통을 보냈는지, 파일 몇 개를 만들었는지.

이걸 월 단위로 쌓아두기만 하면 됩니다. 로그 한 줄이면 끝나는 일인데, 요청하지 않으면 대개 안 남깁니다.

구축을 맡길 때 "월별 처리 건수를 볼 수 있게 해달라"고 한 줄 넣으십시오. 나중에 붙이면 돈이 듭니다.

2 - 도입 전 건당 시간

반년 뒤에는 절대 복원되지 않는 숫자입니다. 지금 적어두는 수밖에 없습니다.

정밀하지 않아도 됩니다. "주문 1건 옮겨 적기 5분, 월 260건" 이 정도면 충분합니다. 중요한 건 정확도가 아니라 같은 기준으로 다시 잴 수 있느냐입니다.

3 - 사람이 손대야 했던 건수

이게 실무에서 가장 중요한데 거의 아무도 안 셉니다.

자동화가 100건을 처리했어도 그중 12건을 사람이 다시 열어서 고쳤다면 실제 절감은 88건분입니다. 예외 건수를 세지 않으면 효과가 과대평가됩니다.

6개월 시점에 계산하는 법

세 숫자가 있으면 계산은 단순합니다.

여기에 예외 18건을 사람이 처리한 시간을 빼야 정확합니다. 예외는 대개 일반 건보다 오래 걸리므로 건당 10분으로 잡으면 3시간입니다.

실질 절감은 월 17.2시간입니다. 이 숫자는 "편해졌어요"와 전혀 다른 물건입니다.

효과가 기대에 못 미칠 때

이 계산을 하면 기대보다 낮게 나오는 경우가 꽤 있습니다. 그때 결론을 "자동화가 별로였다"로 내리기 전에 두 가지를 먼저 봅니다.

첫째, 예외 처리율이 높은가. 높다면 자동화 품질 문제가 아니라 업무 규칙이 정리되지 않은 상태에서 자동화를 붙인 것입니다. 예외로 빠지는 건들의 공통점을 찾으면 대부분 규칙 두세 개로 흡수됩니다.

둘째, 아낀 시간이 어디로 갔는가. 월 17시간을 아꼈는데 담당자가 여전히 야근한다면 그 시간이 다른 업무로 옮겨간 것입니다. 이건 자동화가 실패한 게 아니라 인력 배치 문제입니다. 구분해서 봐야 다음 판단이 정확해집니다.

정리

• 사후 확인은 도입 시점에 준비하는 일입니다. 반년 뒤에 시작하면 늦습니다
• 남길 것은 세 가지입니다. 처리 건수 · 도입 전 건당 시간 · 예외 건수
• 예외 처리율을 세지 않으면 효과가 실제보다 크게 나옵니다
• 기대에 못 미칠 때는 자동화 품질보다 업무 규칙 정리 상태를 먼저 보십시오

구축을 외부에 맡기실 계획이라면, 견적 단계에서 "월별 처리 건수와 예외 건수를 볼 수 있게 해달라" 한 줄만 넣어두시면 됩니다. 나중에 재계약을 판단할 근거가 거기서 나옵니다.

여기까지 읽으셨다면 지금 이 업무에 월 몇 시간이 들어가는지 계산해 보실 수 있습니다. 가입도 이메일도 필요 없습니다.